Cómo centralizar un sistema de impresión y optimizar costes

No son desconocidos Orenes Grupo y Canon —“llevamos colaborando con ellos desde hace 14 años, reconoce el director general de marketing de la segunda, José Manuel Echanove—. De hecho, Canon ya colaboró con el que es un referente del ocio recreativo en España y México para implementar un sistema de documentación centralizado y sencillo. No en vano, estamos hablando, en el caso del Grupo Orenes, de un operador global de juego que está presente en todos los sectores: casino, bingos, salas de juego, apuestas deportivas, juego online…. “Todo ello fruto del crecimiento exponencial experimentado en los últimos años”, reconoce José Chico, director de informática del grupo. Y si bien en aquella ocasión Canon afrontó con éxito la implementación del mencionado sistema de documentación, con el que logró coordinar mejoras en sus procesos internos y de atención al cliente, ahora el objetivo era otro: instalar un parque de impresión que ayudara al Grupo Orenes a reducir el trabajo diario a sus empleados. “Porque la necesidad era clara —vuelve a apuntar Echanove—: aumentar sus opciones de impresión y optimizar costes”.

La necesidad

Porque, al igual que otra empresa, a aquel grupo le había llegado la hora de adaptarse a la transformación digital, y era necesario lograrlo con un sistema homogéneo que permitiera gestionar tanto la documentación como el trabajo de cada una de sus delegaciones. Pues, por ejemplo, el envío de facturas impresas a los clientes implicaba unos tiempos y costes adicionales para la empresa.

Para empezar, cada una de las máquinas recreativas que distribuye el grupo cuenta con un número de matrícula. Por eso, el trámite de esta documentación, cuyo envío unas veces se realizaba de manera física y otras online, suponía una limitación para el grupo a la hora de controlar la documentación de todas las delegaciones desde su sede central, en Murcia.

A lo que hay que unir que el usuario almacenaba los archivos en su ordenador, pero siempre existía la posibilidad de que aquéllos se perdieran. Asimismo, el envío de facturas impresas a los clientes también implicaba unos tiempos y costes adicionales.

¿Cuáles eran, en consecuencia, los retos fijados para Canon? Principalmente la reducción y optimización de costes, así como el control íntegro del parque de impresión y una mayor seguridad en el manejo de toda la documentación.

A lo que hay que añadir otro hándicap: la normativa autonómica de regulación de juego aplicable en cada comunidad, lo que hacía necesaria la implementación de un gestor documental y un sistema de impresión que permitiera al grupo un mayor control de documentación de las máquinas recreativas desde un parque central; máquinas que simplificasen la adaptación a las diversas normativas comunitarias.

El proceso

Si bien Grupo Orenes ya disponía de un software para tratar sus documentos de una manera más específica, la necesidad de un gestor documental que se ajustara mejor a sus necesidades era muy grande. De ahí que optara, finalmente, por la solución de Canon. Razones, dos: su flexibilidad en la implementación y posibilidades de integración con otros programas; y los buenos resultados de las experiencias previas con Canon. De hecho, el grupo ya cuenta con equipos multifunción de la compañía controlados con su propio software de gestión de impresión.

Una implantación que apenas ha durado dos meses. En primer lugar, dentro del departamento de Operaciones, dedicado a gestionar las licencias para la instalación de máquinas recreativas. Primero, en la Comunidad Valenciana, que tenía almacenados cerca de 1.300 documentos de manera local y sin copia de seguridad, y que pasó a generar toda la documentación de forma electrónica. Que, ahora, se usa también en Murcia, Madrid, Cataluña, Castilla-La Mancha, Baleares y Canarias.

Puede leer aquí el resto del reportaje.