Programas de gestión para PYMES: el esqueleto de un buen negocio

El primer paso para una PYME, si no quiere verse envuelta en multitud de incómodos y preocupantes problemas, es asegurarse de que las herramientas para su control y gestión internas son adecuadas a sus necesidades . Ya hemos dejado atrás los días en los que un individuo con visera revisaba los gastos, los pagos, los cobros, las nóminas, el stock de los almacenes, los pedidos, en fin, todas las funciones que hacen que los trabajadores de una empresa, independientemente de su tamaño y capacidad, puedan realizar su trabajo sin ningún problema . Ahora, cuando está a punto de finalizar el siglo XX y nos encontramos a un paso del temido año 2000, los programas de gestión son cada vez más importantes para cualquier compañía, debido a que reducen al máximo el esfuerzo y los quebraderos de cabeza de las funciones de gestión . En la comparativa que aquí empezamos, no hemos incluido todas las funciones que puede llegar a albergar un programa de gestión, así como tampoco hemos pretendido incluir todos las posibilidades que se encuentran en el mercado . Pretendemos tan sólo ofrecer algunas opciones para facilitar los primeros pasos de la labor de selección de un software de gestión .

¿ Qué elementos deben valorarse a la hora de seleccionar un software de gestión ?

A la hora de plantearse escribir esta comparativa se llega a la disyuntiva de cuál es la perspectiva a elegir para escribirla . Es decir, será más interesante hacer hincapié en los aspectos referentes a la contabilidad, gestión de empresas o, por lo contrario, es mejor evaluar los aspectos técnicos: instalación, facilidad de manejo, tipo de entorno, etc .

La orientación tomada ha sido la segunda por motivos evidentes . Dependiendo de la empresa que se trate, un producto u otro atenderá a sus exigencias o no . Pero lo que de todos modos cualquier usuario tendrá que sufrir de un producto será el entorno de trabajo, que en la mayoría de los casos es independiente de sus exigencias, o la velocidad con que se tratan los datos .

Otro dilema que se planteó fue el de qué productos evaluar y dónde poner las cotas, puesto que en la actualidad hay infinidad de productos de gestión y contabilidad . La primera cota se puso en el mercado hacia el que iban, es decir, las PYMES . La segunda limitación fue que todos los productos sirvieran para llevar la gestión y contabilidad de una manera integrada . A la hora de evaluar los productos los factores que se han tenido en cuenta son el proceso de instalación y desinstalación, el entorno de trabajo y su manejo, la documentación ofrecida, la posibilidad de migración, la forma de gestionar los datos y las posibles integraciones de otras soluciones .

En un principio vamos a comentar cada unos de los productos para finalmente sacar las conclusiones que se consideren oportunas .

Un último factor que se ha considerado muy importante es el tratamiento del efecto 2000 y del euro, puesto que son acontecimientos importantes cuya relevancia en un producto en el mercado es muy importante .

Una última consideración que se tuvo en cuenta fue la integración de componentes que aunque no intervengan directamente en la gestión, sí que facilitan ciertas funciones . Un ejemplo de ello son la incorporación de utilidades para el envío de correo electrónico, consulta de páginas Web, copias de seguridad y restauración, herramientas para la recuperación de ficheros, entre otras .

ContaPlus Elite

El proceso de instalación, sin duda, fue muy sencillo, tanto en el módulo de contabilidad como en el de gestión, permitiéndose la integración de ambos componentes . El entorno de gran facilidad de manejo es bastante agradable y se hace uno fácilmente con él . Como era de esperar, se han contemplado tanto el efecto del 2000 como la entrada en vigor del euro, permitiendo sin ningún problema trabajar . Se dispone de un menú desde el que poder personalizar la forma de trabajo en algunas de sus facetas . Uno de las componentes que más agradó fue la reorganización de sus ficheros y la realización de copias de seguridad y restauración de las mismas, así como la posibilidad de realizar la importación de datos desde otras aplicaciones contables .

Un aspecto que también se apreció fue el de los ejemplos que aporta el paquete para ayudar al usuario novel a tomar contacto con el producto .

De hecho, si se parte de una empresa ya creada o se crea una se puede ver que se puede tratar todo lo referente a la contabilidad desde la misma opción . Por otro lado, en lo referente a la parte de la gestión ( FacturaPlus ) hay que mencionar que se puede trabajar de una forma más sencilla que con la contabilidad si cabe, puesto que el método implementado es de los más intuitivo . Asimismo, se ha incorporado la posibilidad de utilizar un módulo de comercio electrónico, una opción muy interesante teniendo en cuenta el auge alcanzado en estos días por Internet .

Diamante

El proceso de instalación de este producto es como el de la mayoría de los productos aquí comparados, bastante sencillo y rápido . En esta fase será cuando se elegirá el tipo deseado ( monopuesto, Netware 3 . x, Netware 4 . x, NT Server, OS2/warp, u otras redes ) , así como los módulos adicionales de moneda, etc . La filosofía que ha empleado con este producto es la de total escalabilidad, es decir, que el usuario en función de sus necesidades puede adquirir uno de los producto con el nivel a su juicio necesario, y en caso de necesitar algo que está en niveles superiores podrá transitar a ellos sin apariencia de cambio en el entorno y forma de trabajo .

A la hora del almacenamiento de los datos, Dimoni plantea al usuario la posibilidad de elegir que tipo de almacenamiento se desea ( Btrieve, MS SQl, DB2/400 y Oracle en sus versiones 7 y 8 ) .

En lo referente al tema del euro se ha tomado una medida que podríamos calificar como salomónica . Desde el principio se trabaja con las dos monedas, eligiendo cual es la principal y la secundaria . De esta manera, si se elige el euro, se tendrá el cambio realizado para el momento en que sea la moneda única .

Un tema importante es el de los informes, Diamante viene preparado para poder generar todo tipo de informes, independientemente de los que son evidentes ( balances, cuenta de resultados, etc . ) , es más, incluso se podrían a llegar a considerar consultas de la base de datos . En lo referente a la arquitectura de la aplicación que se esta tratando, estamos hablando de una aplicación 32 bits, aspecto que se puede observar, además de por las posibilidades aportadas, por la velocidad con que se consigue que la aplicación trabaje .

Por lo general, la operativa del producto es muy sencilla, aunque en algunos casos, muy concretos eso sí, resulta algo menos obvia .

A la hora de trabajar con el producto no es necesario generar una estructura compleja que no se vaya a necesitar, es posible elegir la estructura que viene definida por defecto e ir haciendo cambios en función a las necesidades de cada momento .

Euro 2000

SIE ( Sistemas de Información Empresarial ) nos presenta en un cuidado paquete un CD-ROM y un extenso manual en español de su EURO 2000, un sistema de gestión comercial y contable para la empresa . Tras una instalación sencilla, al igual que el resto de los paquetes analizados en la comparativa, lo primero que nos indica el sistema al ejecutarlo es la configuración de las empresas que debe gestionar ( permitiendo, además, la posibilidad de rellenarla con datos ficticios para poder probar las opciones del sistema, detalle muy de agradecer y con la que no cuentan la mayoría de los paquetes analizados ) . Las características del sistema son: multiempresa, no teniendo ningún límite restrictivo en su número; multiejercicio;