Programas groupware: La colaboración entre usuarios más fácil

En la industria informática hay palabras mágicas que, sin que nadie sepa muy bien cómo ni cuándo, se convierten en imprescindibles y de uso común por toda la comunidad tecnológica . Este es el caso de los programas de trabajo en grupo o groupware, que en los últimos tiempos se han convertido en una referencia obligada para el usuario corporativo .

En las páginas siguientes se analizan los cinco programas más destacados que hoy en día están presentes en el mercado: Lotus Domino 4 . 6, Microsoft Exchange Server 5 . 5, Novell GroupWise 5 . 2, Netscape SuiteSpot 3 . 1 y Radnet WebShare 2 . 1 .

Como base para las pruebas se utilizó como servidor un equipo con dos Pentium a 200 MHz y 256 MB de RAM, mientras que para el cliente se eligió un Pentium a 166 MHz con Windows NT 4 . 0 y un 486 a 66 MHz con Windows 95 .

Para probar la funcionalidad de navegación en la Web se escogieron las versiones 3 . 02 y 4 . 0 de Explorer y la 3 . 01 de Navigator . Para la prueba del GroupWise utilizamos un servidor 486 con IntranetWare 4 . 11 para NDS . Las comunicaciones se establecieron sobre 10Base-T Ethernet con TCP/IP como protocolo para las comunicaciones Windows NT y tanto TCP/IP como IPX/SPX para las conexiones con el servidor NetWare .

Se probaron tanto las funciones de instalación, como la administración y el desarrollo, en el servidor y de forma remota en los casos en que esto fue posible . Las pruebas de usuario final se realizaron con una simulación de grupo de trabajo, utilizando las aplicaciones para comunicación, agenda y compartir información principalmente .

Microsoft Exchange Enterprise Server 5 . 5

Sin duda, el más fácil de instalar, configurar y organizar . Sin embargo, pese a que la documentación incluida afirma que los resultados son similares con cualquier navegador, la realidad es que realiza mucho mejor el trabajo Web con Explorer .

No cabe duda de que con esta versión, Exchange adquiere ya un nivel de madurez importante, con notables mejoras en el proceso de instalación, en el que se incluye configuración automática de las entradas estándar que se requieren para gestionar el acceso a Internet .

Así, los controles para los protocolos estándar de Internet como POP, IMAP o HTTP se instalan automáticamente en las configuraciones por defecto . Por su parte, el conector SMTP necesita sólo una limitada información para funcionar, a diferencia de las versiones anteriores, en las que se requería una configuración detallada .

Microsoft ha sabido aprovechar la ventaja de que sus productos corran sobre un entorno homogéneo y simple, especialmente en el área de la integración con los servidores Web . Así, aunque se necesita instalar el Internet Information Server con Active Server Pages para suministrar el acceso Web a los centros de información Exchange, la integración es total .

La versión basada en el navegador Web de Outlook que se incluye en el cliente se comporta de forma muy similar a la incluida en el servidor, lo que puede suponer algunos problemas para el usuario final, acostumbrado a utilizar la del cliente dedicado . Una de las diferencias, por ejemplo, es que esta versión no actualiza las pantallas automáticamente después de mandar un mensaje o incluir una cita, como tampoco fue posible hacer funcionar correctamente Navigator y trabajar con el emulador Outlook basado en la Web .

La simple adición de derechos de usuario a las pantallas de permisos en el cliente estándar de Outlook permite que los clientes Web vean las carpetas públicas, con acceso anónimo y la posibilidad de utilizar estas como grupos de discusión on-line si así se desea .

La configuración de usuarios para utilizar correo electrónico vía POP3 o IMAP resultó bastante sencilla, y fue posible enviar y recibir correo en pocos minutos . El único problema surgió cuando más tarde, al realizar un ciclo de pruebas, comenzó a fallar la creación de nuevos mensajes mediante la interfaz Web . Según el servicio técnico de Microsoft el problema fue debido a un archivo en mal estado, pero debido a problemas de tiempo no fue posible restaurarlo y probar la función de nuevo .

Novell GroupWise 5 . 2

Aunque el producto de Novell destaca por las funciones y capacidades que incorpora, sin embargo, resulta difícil para su uso cooperativo, además de que necesita NDS, lo que probablemente le mantendrá como un producto restringido para aquellas instalaciones basadas en NetWare .

Entre las características más destacables de GroupWise se pueden señalar las funciones de calendario, y la similitud del cliente dedicado con la interfaz Web . Sin embargo, como defecto no se puede dejar de mencionar la dificultad para instalarlo y configurarlo .

En las pruebas, tratamos de instalar la mayoría de los servicios para GroupWise sobre NetWare, con la intención de conseguir un entorno lo más consistente posible . Desafortunadamente, en el transcurso de las mismas hubo que bajarse varios parches de NetWare desde Internet y reiniciar el servidor unas siete veces . El cliente GroupWise dedicado presenta ligeras diferencias con respecto a versiones anteriores, aunque continúa fiel a su modelo de buzón de correo universal . Al igual que ocurre con Exchange la idea es que el transporte de mensajes es la clave para compartir información, por lo que los cambios más visibles se han producido en aquellas partes del producto diseñadas para transportar información a través de Internet .

Instalar y configurar las distintas partes para correr el servidor Web NetWare y las pasarelas y agentes que se necesitaban resultó una tarea ardua . Novell continúa contemplando el proceso de instalación de un producto en concreto como una serie de tareas individuales, al igual que ocurre con las versiones previas de NetWare y GroupWise . Especialmente incómodo resulta el hecho de que, aunque GroupWise necesita un servidor NDS para poder gestionarlo de una manera sencilla, fue necesario configurar contraseñas distintas para la conexión de cada usuario a la Web, además de sus habituales contraseñas de red .

Una vez configurada la versión Web del cliente GroupWise nos sorprendió su fidelidad con la versión dedicada . En las pruebas de cliente final impresionó la claridad y la respuesta del cliente Web GroupWise . El soporte POP3 e IMAP también están disponibles y resultaron muy fácil de implementar una vez que el sistema base estuvo configurado .

Lotus Domino Server 4 . 6

Demasiado espacio y poco manejable . Esta es la definición que mejor se ajusta al producto de Lotus . Pese a resultar muy atractivo para grandes organizaciones debido a su capacidad multiplataforma, esta característica puede suponer también un freno a la introducción en otros mercados en los que Lotus pretende hacerse un hueco .

Domino se destacó en las pruebas por su programa de instalación, pues se ha reducido desde una compleja serie de pantallas a simplemente cuatro pasos con el navegador Web y selecciones simples . El problema se encuentra, sin embargo, al final del proceso, ya que da al instalador tres vías para terminar la misma: dirigirse al espacio de trabajo Notes, iniciar el Domino Server o registrar usuarios, sin ofrecer ninguna guía acerca de qué camino tomar según qué circunstancia .

Al igual que ocurre con el producto de Microsoft, Lotus ha hecho un gran esfuerzo en unificar la instalación de las piezas claves de Internet que antes aparecían como add-ons . La instalación de dichas partes, como los servicios POP3 o el agente de transferencia de mensajes SMTP, se realiza ahora con un simple click de ratón durante la instalación . Sin embargo, otras tareas como configurar nuevos usuarios resultan todavía complejas . Esta versión no añade configuración de usuarios Not