Factura electrónica: el destino común e inevitable para todas las empresas
Cada vez son más las empresas que la utilizan y, como suele ocurrir, ya no pueden vivir sin ella. Sin embrago, todavía queda un camino por recorrer hasta llegar a su implantación plena.
”La factura electrónica es un destino común, único e inevitable para todas las empresas y cuanto antes la adopten, antes se beneficiarán de sus ventajas. Cada vez son más las empresas que la utilizan y, como suele ocurrir, ya no pueden vivir sin ella. Sin embrago, todavía queda un camino por recorrer hasta llegar a su implantación plena”. Hemos querido comenzar el reportaje con estas palabras de Alberto Redondo, director de marketing para Iberia y LATAM de SERES, cual diestro que se planta delante del morlaco a porta gayola, fiando su suerte a la providencia y a la vista del animal; más que nada por si le apetece echar un vistazo a cualquier otro reportaje de esta revista y dejar este para más adelante o, simplemente, creer que con esa frase ya tiene toda la información que necesita. Craso error, dicho sea de paso.
La situación
Hablamos de un mercado en el que se movieron casi 182 millones de facturas electrónicas en 2018, lo que supone un 15% más que en el año anterior. Cada vez son más las empresas que la utilizan y, como suele ocurrir, ya no pueden vivir sin ella. Sin embrago, todavía queda un camino por recorrer hasta llegar a su implantación plena. En la mayoría de los países, y entre ellos España, los Gobiernos son grandes impulsores y desarrollan diferentes normativas orientadas a su implantación y, en determinados casos, uso obligado. El objetivo es que, en un plazo no muy largo, la factura electrónica sea utilizada en todas las transacciones entre empresas en conjunción con el reporte fiscal online. El objetivo es claro: eliminar el fraude fiscal, y la factura es un documento esencial para esta labor.
Y no se trata de algo que surge así como así, sino que es el resultado de la normativa europea 2014/55/UE para la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en España para Administraciones Públicas; normativa que se traspuso en nuestro país a través de la Ley 25/2013, en vigor desde 2015. Según dicha normativa, todos los proveedores de la Administración Pública —y los proveedores de los proveedores— están obligados a operar con factura electrónica. Mientras, en el ámbito privado existen sectores, caso del retail, donde el uso de esta tecnología es masivo; y donde, además de la factura, asimismo es necesario adjuntar otros documentos de la cadena de suministro, como es el caso del pedido, albarán, etcétera.
Claro que El Gobierno italiano decidió extender la factura electrónica a todas las empresas del país desde el pasado 1 de enero. Y eso puede provocar una aceleración de los cambios previstos en el resto del continente… Quedamos a la espera de lo que pueda pasar.
De todas formas, y como nos indican desde Wolters Kluwer, “cuanto antes se implante un cambio de este tipo, más beneficiada resultará la empresa. Ante un escenario de potencial obligatoriedad de la factura electrónica, es importante que la curva del cambio se inicie lo antes posible. Además, la factura electrónica ofrece muchas ventajas adicionales que ayudan a mejorar la eficiencia de la empresa”, nos dice Francesc Núñez, su ERP Product Manager.
Beneficios de la factura electrónica
Sólo en 2018 ya se emitieron en nuestro país más de 181 millones de facturas electrónicas —un 14,92% más que en el año anterior—, cifra que se espera vaya en aumento por la imposición de la normativa en sí, pero también por los numerosos beneficios que aporta.
Muchos y variados, decimos. El más importante es la mejora general de la gestión del negocio, derivada de una visión clara de algo tan importante como son los cobros y los pagos, es decir del estado financiero del negocio. A ella se suman otras muchas ventajas como la automatización del proceso de facturación, la reducción de costes, la eliminación de errores, la mejora del proceso de cobro y la relación con clientes y proveedores, una absoluta trazabilidad de todos los documentos y la posibilidad de acceder a facturas a nuevas fuentes de financiación.
Según los datos del estudio sobre la Factura Electrónica en España de SERES, las empresas que utilizan las facturas electrónicas en España ahorraron 1.400 millones de euros en trámites y horas de trabajo en 2018; y también se ahorraron 140 millones en consumo de papel gracias a los documentos emitidos en formato electrónico. Por otra parte, su integración con otras aplicaciones de las empresas en materia contable, además de ahorrar horas de gestión y trabajo, permite llevar una contabilidad online y en tiempo real.
Asimismo, la seguridad es uno de los grandes puntos fuerte del sistema, ya que el archivo de la factura electrónica está protegido por la firma digital y garantiza la integridad del documento original. Finalmente, destaca la mejora de las relaciones de las empresas con la Administración gracias a su envío y registro automático en las diferentes plataformas a las que se remite.
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