TENDENCIAS | Artículos | 21 MAY 2018

El impulso de la gestión documental en las empresas, a debate

Acostumbrados a trabajar con papel, los negocios se enfrentan a un reto imparable: el dato digital. En este sentido, las soluciones de gestión documental permiten almacenar y controlar el flujo de información al que se puede acceder de forma fácil y sencilla y, así, dar un paso más hacia la digitalización.
Mesa Redonda Gestion Documental e Impresion DW 382
Claudia Ortiz-Tallo

El mercado de la gestión documental está viviendo un momento de crecimiento desde que la digitalización se convirtió en una necesidad en el mundo empresarial. Ya el año pasado creció en torno a un 5% según los datos del informe del Observatorio Sectorial DBK, de INFORMA, cuyas previsiones apuntan al mantenimiento de esta tendencia.

Pero no todo son buenas noticias para este negocio. Existen informes que reflejan la negativa a abandonar el papel. Tal y como cuenta el estudio Global Print 2025, de Quocirca, el 64% de los encuestados cree que la impresión seguirá siendo importante en 2025; y según los datos de un informe de Toshiba, sólo en Europa se imprimen 500.000 millones de páginas anuales en equipos de impresión (más de 50.000 cada segundo en horario laboral).

Entonces, ¿qué entienden las organizaciones por gestión documental? Ante esta radiografía tan controvertida, DealerWorld organizó el pasado 9 de mayo una mesa redonda en la que participaron algunos de los principales actores del mercado para que diesen su perspectiva acerca de este tema.

Una necesidad hecha para todo el mundo

José Ramón Sanz, responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia, explicó que la adopción de este tipo de soluciones por parte de las organizaciones tiene dos orígenes: bien por una causa interna puesto que facilita su trabajo y el de sus clientes, bien por las nuevas imposiciones legales. El problema reside, como en muchos aspectos de la transformación digital, en la distinta perspectiva que hay entre grandes o pequeños negocios. “El problema de las pequeñas empresas es que el dueño suele pensar que tiene el control total de lo que pasa internamente y no ve necesario un cambio. Sin embargo, cuando se trata de las grandes, sí”, advirtió Sanz.

Por su parte, Óscar Visuña, director de División Business de Epson, dijo que los cambios normativos pueden aprovecharse para reflexionar y provocar un avance importante en las compañías con el fin de mejorarlas, y siempre de la mano de partners que puedan asesorarles. Aun así, dejó claro que cree que hay una inquietud por mejorar las cosas independientemente de las regulaciones. “Yo estoy a favor de las iniciativas que nacen de forma natural en las empresas”, declaró.

Y aunque estas ideas estén más implantadas en las grandes, Ricardo Regojo, Product Manager Gestión Documental de Wolters Kluwer, resaltó que estamos en un momento en el que priman los mercados pequeños, los cuales trabajan con mucho papel por norma general pero que, a la vez, entienden bien la importancia de la digitalización. “Hemos notado un cambio de mentalidad en los últimos cinco años. Hemos pasado del ‘yo lo quiero todo controlado’ a ‘me fio de un proveedor que me guarde la información”, explicó. “La necesidad de digitalizarse es igual para todos”, añadió.

Larga vida al papel

Miguel Iglesias, CIO de Praxis Pharmaceutical, trabaja en su compañía desde hace nueve años y lleva hablando de gestión documental desde que se incorporó. Por esta razón, su opinión se aferra a que el papel está viviendo sus últimos años. “Con la gestión documental estamos bajando la impresión”, aseveró. “Los usuarios se han dado cuenta y la visión ha cambiado”, apostilló.

Sin embargo, los demás asistentes no opinaron de la misma manera, ya que consideran que España sigue siendo un país que necesita ver las cosas impresas para tomar decisiones. Tal y como dijo Visuña, vivimos en una sociedad de información, y por ello se sigue imprimiendo mucho papel, aunque haya proyectos de digitalización encima de las mesas. Para él, el flujo digital con el físico no es sustitutivo. “Digitalizar por digitalizar no tiene mucho sentido, a veces el medio más interesante sigue siendo el papel”, destacó.

De la misma manera lo expresó Regojo, quien también piensa que cuanta más digitalización, más se consume. Su explicación fue sencilla: al tener la información digitalizada, los usuarios tienden a reimprimir constantemente según sus necesidades, no como antes, que solo tenían que acudir a carpetas físicas donde se guardaban los documentos.

¿Elemento cultural o generacional?

Claro que todo dependerá de cada empresa, formada por personas que deben sentirse cómodas con la forma de trabajar del negocio. Según Regojo, “es importante que los empleados compren la idea” porque dependiendo de lo que crean la empresa irá por un lado o por otro. Además, también desveló que elegir las herramientas necesarias para llevar una buena estrategia y extenderlo a toda la red de clientes es algo fundamental.

Para Iglesias, el factor generacional influye en esta transformación. Aunque lo normal sea que el CIO adopte un rol tecnológico e innovador, el experto considera que la edad puede ser un componente que limite a la persona en cuanto a ser más reactiva antes este tipo de soluciones. Aun así Iglesias insistió en que “la resistencia al cambio ya no está”.

De acuerdo con Sanz, la incorporación de gente joven a las empresas hace que el negocio entienda de otra manera cómo gestionar la información. Así mismo piensa Visuña, quien reiteró que “hay que aprovechar esta sabia y nueva mentalidad para que el negocio fluya hacia arriba”, ya que cualquier compañía puede quedarse fuera del mercado en poco tiempo si no empieza a transformarse.

Puede leer aquí la mesa redonda completa

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