TENDENCIAS | Artículos | 18 MAY 2018

Gestion documental, un mercado en plena transformación y crecimiento

Los nuevos conceptos aparecidos en el mercado como transformación digital, GDPR, seguridad, MPS (Managed Printing System) etc. y la aparición de la oficina virtual o la apuesta corporativa por la movilidad entre los profesionales, ha modificado, por ejemplo, el concepto de impresión, dentro de la gestión documental, hacia conceptos como la nube o la gestión documental más allá de la frontera física de cualquier organización.
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Isabel Campo

Tradicionalmente, el concepto de dispositivo de impresión incluía impresoras y multifuncionales capaces de imprimir, copiar y escanear, pero la industria está transformándose hacia el Printing 4.0, que incluye la capacidad de retener documentos empresariales en un entorno de nube seguro, la gestión de los flujos documentales, la posibilidad de acceder fácilmente a las impresoras y dispositivos multifunción o la vulnerabilidad de las empresas ante ataques externos, entre otros. 

Sin embargo, la tradición de imprimir todavía es muy alta tal, y como señala Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y LATAM. “El 97% de las empresas españolas sigue imprimiendo en papel una parte de su facturación, según un estudio realizado por la compañía entre 2.000 empresas que emiten un mínimo de 600 facturas cada mes. Hasta ahora, sólo un 9% ha externalizado la gestión de sus facturas en papel, a pesar del elevado coste que supone realizar esta tarea. Según el estudio, hay cuatro grandes razones para mantener esta adicción. La primera y más importante es la sobrecarga de trabajo del departamento de facturación por otros proyectos, que provoca el aplazamiento de cualquier decisión sobre la impresión de las facturas. Esta sobrecarga ha crecido, ya que, en 2014, representaba el 50% de las respuestas, y en 2017 sube al 59%. La siguiente es la costumbre o la nostalgia, cuyo impacto también ha aumentado, pasando del 26% de 2014 al 35% de 2017. La tercera es la de aprovechar otros envíos, con un 5%, muy por debajo del 13% registrado en 2014. La última es la desconfianza, y afecta al 1% de empresas encuestadas, que quieren imprimir en interno sus facturas en papel, un porcentaje que se reduce drásticamente sobre el 11% registrado en 2014”, detalla Alberto Redondo.

Por su parte Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba Tec Spain Imaging Systems, incluye un concepto importante “hablar del presente y el futuro del mercado de las soluciones de impresión y gestión documental, en 2018, pasa por hablar de la urgente necesidad de las empresas por aumentar la seguridad, tanto por el crecimiento de las ciberamenazas como por el nuevo marco normativo en protección de datos personales”.

Mientras que Óscar Visuña, director División Business de Epson Ibérica, valora otro elemento de gran actualidad: “Las empresas siguen teniendo la necesidad de imprimir, pero también de atender a una exigencia que va en aumento, la sostenibilidad. Atendiendo a la capacidad de reducir consumo energético, costes, generación de residuos y emisiones”.

Gestión documental

La aparición de nuevas formas de digitalización y de documentación a través de herramientas de gestión es una realidad, independientemente del método utilizado para su almacenamiento. En los próximos años, estos datos seguirán creciendo, y muy probablemente lo hagan a través de las nuevas tecnologías.

Según Montse Serra, directora de Servicios y Soluciones de HP Inc. España, “aproximadamente el 70% del mercado de impresión profesional se basa ya en la demanda de servicios y soluciones contractuales, siendo algunas de las principales razones la optimización de costes y la preocupación por la seguridad. La situación económica ha llevado a las empresas a buscar maneras de optimizar los costes y aprovechar las nuevas tecnologías para impulsar la productividad y rentabilidad, y una de ellas es a través de la contratación de los servicios de impresión. Durante los últimos años ha habido importantísimos avances alrededor de los servicios de impresión, que han hecho que ahora sean realmente atractivos para las organizaciones”.

Serra define este sector como “un conjunto de empresas que ofrecen productos y servicios a través de toda la cadena de valor: desde la digitalización y gestión de documentos, hasta la destrucción confidencial pasando por la consultoría y la custodia de archivos”. En cuanto a la evolución del MPS, asegura que éste engloba “el ecosistema completo de impresión (hardware, software, servicios y soluciones)” que ha pasado por tres etapas: optimización y gestión de la flota de impresoras en las empresas (MPS 1.0), la optimización del papel (MPS 2.0) y, posteriormente, a los flujos de trabajo con soluciones de colaboración (MPS 3.0); y que ahora nos encontramos “en un entorno en el que las empresas comienzan a considerar la transición hacia el denominado MWS 4.0 (Managed Workspace Services 4.0), en el que el foco de los servicios se sitúa en la optimización del rendimiento del puesto de trabajo. La evolución del MPS al MWS 4.0 supone la convergencia de los ámbitos de sistemas personales e impresión en el puesto de trabajo”.

El software de gestión documental ha incrementado sus ventas durante los últimos años gracias, en parte, a la concienciación de las empresas por almacenar de una forma más eficiente todos los datos que genera, según Quonext. La digitalización de la información, así como la eficiencia en el almacenaje (que permite un mayor control de la documentación y un aumento de la accesibilidad por parte de todos los usuarios), han provocado que los proveedores de software de gestión generalistas, como el ERP o el CRM, se decanten por ofrecer también gestores documentales.

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