Mercado en cifras | Artículos | 01 ENE 2003

La correcta gestión de los documentos, factor parcial del éxito de muchas compañías. Alrededor del 60 por ciento de la jornada laboral transcurre trabajando con documentos

Mª Luisa Melo.
La oficina sin papel es un mito. De hecho, una organización moderna consume y genera más papel que lo que producía hace diez años. Ésta es una de las conclusiones de un estudio elaborado por la consultora MORI Group, a petición de Xerox, sobre la relación existente entre documentos, personas y tecnología dentro de las organizaciones.
El estudio se ha efectuado en base a la realización de una serie de entrevistas telefónicas con más de 1.000 directores de los departamentos de TI, finanzas, recursos humanos y compras de organizaciones con una facturación superior a 120 millones de euros de seis países europeos: Reino Unido, Francia, Italia, Alemania, Suiza y Suecia.
Asimismo, los resultados del estudio demuestran que una correcta y eficaz gestión de los documentos es clave para garantizar el éxito en muchas áreas de las organizaciones. Si bien los costes asociados a la vida de un documento es un dato desconocido por casi la mitad de los encuestados, lo cierto es que la realidad demuestra que se llega a pasar hasta un 60 por ciento de la jornada laboral trabajando con documentos, lo que supone 29 semanas al año.
Los resultados muestran que las organizaciones gastan entre un 5 y un 15 por ciento de sus ingresos anuales en costes asociados con el ciclo de vida de un documento, entendiendo cualquier aspecto de su producción y mantenimiento.

Lagunas en la gestión del conocimiento
El estudio “Documentos, Personas y Tecnología: una Perspectiva Europea de la Realidad Empresarial”, anteriormente mencionado, también ha demostrado que las compañías europeas no cuentan con políticas específicas para retener el conocimiento y la información que reside dentro de la organización. A pesar de que hay una falta de entendimiento de qué es una estrategia de conocimiento, las empresas empiezan a darse cuenta de que necesitan encontrar formas más efectivas de gestionar y retener ese conocimiento.
El 64 por ciento de los entrevistados afirmó que retener al personal con conocimiento dentro de la organización es más importante que recortar costes, frente a un escaso 19 por ciento que afirmó no estar de acuerdo. Asimismo, un 87 por ciento manifestó que el hecho de mejorar la gestión del conocimiento dentro de sus organizaciones supondrá, a su vez, una mejora considerable de su competitividad.

Medir el ROI en TI por su impacto en la plantilla
Más de la mitad de las grandes compañías europeas, exactamente un 52 por ciento de las mismas, mide el retorno de la inversión en términos de su impacto en los empleados y en su forma de trabajar y no sólo por cálculos financieros.
Si bien un 83 por ciento de los encuestados manifestó que las Tecnologías de la Información aumentaban la productividad, lo cierto es que la posibilidad de incremento del estrés es un hecho comprobado. Los datos así lo demuestran, y es que el 39 por ciento de los encuestados piensa que los sistemas de TI aumentan el estrés y más de la mitad reconoce que ha reducido la interacción personal en los entornos de trabajo.

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