| Artículos | 15 MAR 1998

ELO 3.0

Tags: Histórico
Archivo y gestión de documentos electrónicos
Alfredo Cristóbal.

El programa ELO, desarrollado por la empresa alemana Leitz, es una aplicación concebida para ser usada como archivo electrónico, y nos permite gestionar y archivar documentos siguiendo el mismo sistema utilizado tradicionalmente en una oficina: archivos, archivadores, carpetas, registros o subcarpetas y, finalmente, documentos .

Existen dos versiones en el mercado, ELO Home y ELO Office, siendo la segunda algo más completa al poder trabajar con un número ilimitado de documentos, poder crear diferentes vistas e incorporar datos por Cold y CI .

Las funciones más importantes del programa vienen representadas mediante iconos y ordenadas en cinco grupos, cada uno de ellos con un color diferente: azul, que ayuda a crear archivos, y posteriormente modificarlos según las necesidades; rojo, con el que se puede borrar, cerrar, marcar e insertar notas en cualquier documento, registro, carpeta o archivador; verde, que nos servirá para poder buscar cualquier documento, realizar recordatorios de un tema concreto para un día determinado y guardar temporalmente documentos, registros, etc . ; amarillo, que permite escanear un documento, enviarlo a través de fax o de correo electrónico, imprimirlo, iniciar un software OCR y cambiar el buzón de correos personal; y, por último, violeta, con el que podemos ver el documento a pantalla completa y retroceder hacia atrás un nivel .

La forma de archivar con ELO es sencilla . Podemos hacerlo escaneando documentos, para lo que necesitamos un escáner compatible TWAIN, o bien capturándolos desde otros programas mediante la macro que ELO tiene a su disposición, para lo que en el momento de instalar el programa se integra un icono de ELO en las aplicaciones más usuales . También existe la posibilidad de archivar gráficos e imágenes de la misma forma que guardamos documentos escaneados, e incluso podemos incluir en un documento informaciones de vídeo y voz .

A la hora de archivar existe una pega, que no es otra que no poder mezclar documentos guardados a partir de un escáner con documentos OLE .

Una posibilidad muy interesante que nos permite ELO es el denominado “recordatorio de citas”, por el que podemos fijar de forma automática que al comienzo de cada sesión de trabajo nos aparezcan aquellos documentos que ese día tengamos que enviar, imprimir, etc .

Posee muchas otras opciones de gran utilidad, entre las que hay que destacar el buzón personal, en el que cada usuario puede recibir y al que puede mover documentos creados para posteriormente enviarlos a otros buzones de colaboradores; la autorización de acceso al programa a cada colaborador a través de su nombre y una contraseña, y de acceso a ciertos documentos a través de una clave; creación y configuración de máscaras de bandeja; copiar y mover documentos de un registro, carpeta o archivador a otro usando el portafolios; ordenar cualquiera de los documentos, registros, carpetas o archivadores bien por orden alfabético, por fecha de creación o por fecha de bandeja; buscar documentos siguiendo diversos criterios o insertar una “nota adhesiva” sobre un documento .

LO MEJOR

- Tanto la ayuda en pantalla como la documentación que acompaña al software, traducida integramente al castellano, son de fácil lectura y comprensión

- Facilidad de manejo y aprendizaje del programa tras unas pocas horas de uso

- Variedad de posibilidades al introducir los documentos en el programa

LO PEOR

- Interfaz poco atractiva

- Se echa de menos una información más completa en pantalla de los diferentes niveles del archivo

- No poder mezclar un documento escaneado con otro documento OLE

Ficha de producto

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Fabricante: Louis Leitz International Gmbh & Co

Internet: www . leitz . com

Distribuidor: HD Software

Tel . : ( 91 ) 803 88 30

Fax: ( 91 ) 803 88 21

PVD recomendado: 6 . 230 PTA ELO Home y 20 . 930 PTA ELO Office ( IVA incluído )

PVP recomendado: 8 . 900 PTA ELO Home y 29 . 900 PTA ELO Office ( IVA incluído )

PUNTUACION: 3,5

( acristobal@bbs . idg . es )

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