TENDENCIAS | Artículos | 29 ABR 2019

Gestión Documental: más allá de la impresión de documentos

Enviar, imprimir, digitalizar y almacenar documentos. Tareas habituales dentro de la gestión diaria de cualquier tipo de organización, y aspectos que hoy en día van mucho más allá de la mera impresión de documentos.
transformacion digital
Paloma Torres

Se trata de comunicar información en diferentes formatos y canales, es comunicarse internamente dentro de la empresa, pero también, y lo que es más importante, con los clientes, que son el auténtico motor de todos los negocios.

Es por eso que la gestión documental ha pasado a tener un mayor protagonismo dentro de la transformación digital de los negocios. Incluso, según consideran algunos expertos, no hay transformación sin una gestión documental avanzada. Veamos el porqué.

El volumen de documentos generados en los negocios hoy en día va en aumento exponencialmente, llegando a convertirse en un quebradero de cabeza si no hay un sistema que ayude a su control. Por regla general, las organizaciones que cuentan con esos grandes volúmenes de información y datos para transmitir recurren a los sistemas de gestión documental —o document management systems (DMS)— a fin de administrar el flujo de documentos y darles una correcta salida, ya sea a través del envío (diferentes canales), la impresión, la digitalización o el almacenamiento.

El mercado de la gestión documental ha cambiado. Aunque todavía las empresas imprimen grandes volúmenes de documentos, la digitalización y los sistemas que conllevan han llegado para quedarse. La digitalización de procesos es una realidad cada vez más presente en las empresas. Entre otras razones, porque esta transformación permite aumentar la eficiencia, la productividad y el ahorro de costes, aportando un gran valor a la empresa. La gestión documental supone muchas ventajas, más allá de un mejor archivo de documentos en formato electrónico. “Gestión y control eficaz de la información, uso racional de los recursos, se evita la duplicación de documentos, se gana en productividad y se incluye un valor añadido adicional que es el rápido acceso a la información”, señala Beatriz Echevarría, Business Manager de Epson Ibérica.

No obstante, como comentaba hace breves fechas Harald Grumser, CEO de Compart, en el foro internacional de gestión documental, es la información, el dato, el auténtico protagonista de la gestión documental. “Los datos procesables se están convirtiendo en el foco de toda transformación digital seria”, puntualiza, “No se puede hablar de estandarización y automatización en los documentos y su gestión de salida (output management) si la información que se necesita no está disponible”.

Un mercado al alza con la digitalización

La gestión documental ha ido evolucionando a pasos agigantados y adaptándose a los nuevos retos que afrontan las organizaciones hoy en día en cuanto a digitalización, optimización de procesos, seguridad, cumplimiento normativo, etc. Como explica Antonio Rubio, jefe de Producto ECM en Kyocera Document Solutions, hace diez años, en el entorno analógico en el que las empresas se desenvolvían, el sector se esforzaba en crear soluciones para la transformación del documento físico en papel y su ciclo de vida —manipulación, gestión y archivo—. Sin embargo, poco después asistimos a un cambio importante, y es que la mayor parte de la documentación que tenemos que gestionar ya no está en papel sino en formato digital. Hoy los objetivos de un sistema documental (ECM) son mucho más que el simple alojamiento y gestión de los documentos; se requiere automatizar procesos que nos permitan ser más eficientes y productivos en cada uno de los puestos de las organizaciones.

Los avances tecnológicos en las empresas, provocados por la transformación digital (como la movilidad, la nube, la seguridad y la gestión de flotas), han evolucionado rápidamente. Para seguir el ritmo de este entorno tan cambiante, las empresas necesitan innovación, y esto requiere agilizar los procesos de trabajo importantes basados en papel y ficheros electrónicos, usando potentes soluciones de flujo de trabajo e impresión para empresas. “Hoy en día, los departamentos de TI necesitan reducir su carga de trabajo y costes, mejorar la productividad de los empleados y habilitar a los usuarios para imprimir de forma segura allí donde lo necesite la empresa”, asegura Elixa Tamayo, responsable de negocio contractual de HP Inc.

Y es que la digitalización surge para dar respuesta a una transformación de los modelos de negocio. En este sentido, según señala Manuel Alinque, Director de Content & Productivity Services de Ricoh España y Portugal, la gestión documental ocupa ahora el espacio de la gestión de la información, del dato. Con la transformación digital, el concepto de “documento” se desmaterializa y adopta múltiples formatos (pdf, xml, html5, afp, sms, y un largo etc.) y “eso, en lugar de restarle importancia, convierte a la gestión documental en el “fluido” vital de la digitalización, la información”, concreta.

En este mismo sentido también opina José Ramón Sanz, responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia, quien admite que en los últimos años, los avances tecnológicos que han revolucionado el mercado van más allá de la mera instalación de un programa de gestión documental, y han sobrepasado la frontera física de las empresas”. Por ejemplo, es un hecho que la hiperconectividad se está imponiendo cada vez más en las empresas, ya que les permite gestionar sus documentos de una forma más rápida, segura, sencilla y desde cualquier dispositivo. Además, la movilidad es cada vez más importante, y la automatización de las tareas relacionadas con el documento ya es una realidad. Y no podemos olvidarnos de otras tendencias como la seguridad, Internet de las Cosas o la Inteligencia Artificial, que también están transformando un mercado que seguirá siendo importante.

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