10 sugerencias para hacer más eficaces las reuniones virtuales

Los últimos estudios e investigaciones indican que las reuniones remotas son las peor gestionadas, menos participativas, y aquellas en las que la concentración de los asistentes se pierde más y más rápido. Además, se clasifican entre las más ineficientes.

Para evitar esta situación, lo mejor es tener en cuenta estos consejos de Marc Torné, Marc Torné, BDM Collaboration at Maverick AV Solutions, división de Tech Data, que nos permitirán hacer más productivas y eficientes dichas reuniones. Son 10 consejos que resumimos a continuación:

· Tener en cuenta la cantidad de gente a la que se invita, dado que la calidad de las reuniones desciende a medida que el número de asistentes aumenta. “Como las reuniones remotas se pueden grabar y, esto es lo mejor, reproducir más rápidamente, hasta a doble de velocidad, mantengámosles en el hilo enviándoles la grabación”, recomienda aquel especialista.

· Preparar una agenda con las preguntas a responder, ya que “nos ayudará a centrar la reunión y nos permite saber mejor quién tiene que estar presente.  Naturalmente deben ser las personas relevantes a las preguntas”, apunta Marc Torné. Y algo para tener en cuenta: si la reunión va a contar con participantes de varios países, hay que tener en cuenta las diferencias horarias y, si es posible, los usos sociales de esos países, como fiestas, días de descanso, etc.

· La duración de la reunión es esencial. “Es importante que las reuniones duren el tiempo estrictamente necesario para que no se generen situaciones de estrés ni frustraciones. Además, se calcula que nuestra capacidad de atención baja exponencialmente a partir de los 45 minutos. Las reuniones de 15'-20’ pueden ser igual de efectivas·, advierte Torné.

· La moderación activa es esencial, lo que permite distinguir entre asistentes y participantes. “La clave es hacer partícipes a los asistentes y tratar de asegurarnos de que todo el mundo pueda contribuir Evitemos preguntar cosas como ¿Alguien tiene algo más que añadir? o ¿Algún comentario sobre esto?”, comenta dicho especialista, a lo que apostilla lo siguiente: “Moderar o animar una reunión implica además gestionar conflictos, gestionar tiempos, capturar información en forma de actas para su seguimiento posterior, etc.”.

· Es importante silenciar el micrófono cuando no se habla. Así evitamos ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que habla en ese momento. En este sentido, hay que tener en cuenta que en muchas plataformas de video colaboración ya es común utilizar la barra espaciadora para abrir el micrófono y, al presionarla enviar nuestros mensajes. “Podemos pedir a los participantes que prueben como silenciarse, pidiéndoles que se identifiquen las primeras veces que participen en la reunión, así ayudarnos a que ganen confianza con la herramienta colaborativa y sobre todo, creamos presencia: estamos aquí”, aclara Marc Torné.

· Fomentar el uso de la cámara. Es una manera de involucrar a los participantes de que estén activos y no realizando múltiples tareas mientras participan en la reunión: contestando el correo, navegando por la web, etc. “Activando el vídeo mejoraremos mucho la comunicación y evitaremos malentendidos”, recomienda Marc Torné.

· Usar herramientas colaborativas. Durante las reuniones es importante utilizar las herramientas colaborativas y tecnológicas con las que contamos, tales como chats, pizarras, encuestas, etc.

· Tener en cuenta una serie de buenas prácticas que nos ayudarán a que la reunión pueda funcionar. “Algunas, como el silenciar el micrófono, ya la hemos comentado, pero hay muchas más. Si no hay vídeo, decir nuestro nombre al empezar de hablar es conveniente, no todo el mundo nos tiene que conocer de antes ni conocer nuestra voz; probar que todo funciona e intentar conectarnos unos minutos antes por si acaso hubiera que resolver alguna incidencia; sed puntuales; si varios participantes se encuentran en una misma sala, intentad evitar entrar en conversaciones de grupo; no capitalizar la reunión, no repetir lo mismo varias veces, evitad los monólogos, etc. Y, ante todo, sed educados, no pisar la palabra a otro, escuchar y dejar hablar”, recomienda de nuevo Marc Torné.

· Empezar y acabar las reuniones bien. Todos los participantes deben tener muy claro el motivo de la reunión, por qué y para qué, y la agenda de la reunión. “Saber lo que pasará después es igual o más importante que la misma reunión. Tener claras las acciones y las responsabilidades: ¿Qué se hará? ¿Quién lo hará? ¿Con qué medios? ¿Cuándo? ¿Para cuándo?”, sostiene el especialista de Maverick AV Solutions.

· Recoger opiniones y sugerencias: ¿Qué podríamos hacer para mejorar? “Todo realimentación o feedback debe ser bienvenida. Toda contribución constructiva nos ayudará a organizar reuniones más efectivas en un futuro”, concluye Marc Torné.