Estudio sobre el uso de las Tecnologías de la Información en las PYMES

La finalidad que IDC estableció al desarrollar este estudio fue crear un modelo innovador y ágil para poder comparar de una manera real y dentro del entorno comercial de la pequeña y mediana empresa ( PYME ) , los cambios y progresos realizados en el uso efectivo de las Tecnologías de la Información ( T . I . ) .

Hemos escogido la frase “Uso de las T . I . en la empresa” como el objetivo a evaluar, puntuar y analizar . Asimismo, estudiando este parámetro queremos establecer un índice de evaluación práctico y de ayuda más que un índice teórico y reflejar la experiencia real y los retos que el usuario confronta en el uso las T . I . dentro de la empresa .

Por lo tanto, para analizar el uso informático en la empresa y el beneficio obtenido hemos establecido cuatro áreas de análisis críticas que engloban los siguientes puntos: T . I . y Gestión Comercial: ¿ Están las T . I . en línea con la estrategia comercial de la empresa ? ; gestión de recursos e infraestructuras de las T . I . : conjunto de procedimientos operativos empleados para maximizar el beneficio obtenido en el uso de la infraestructura de las Tecnologías de la Información; presupuesto y gastos, percepción del beneficio comercial obtenido en retorno a la inversión en las Tecnologías de la Información, procesos: existen procesos de control en la gestión de las T . I .

Empresas a entrevistar . En una situación ideal, IDC entrevistaría a los tres cargos directivos: gerente, financiero e informático y llevaría a cabo una serie de entrevistas/cuestionarios sobre las distintas percepciones y puntos de vista entre ellos .

Sin embargo, nuestro objetivo en la práctica se tiene que limitar a entrevistar sólo a uno de estos cargos directivos . El título de la persona que va a responder a las entrevistas probablemente dependerá del tamaño de la empresa en estudio . Es decir: en empresas pequeñas, lo más probable es que la persona entrevistada sea el gerente o dueño . Sin embargo, en empresas más grandes, lo más probable es que la persona ideal a entrevistar sea el director del departamento de informática .

IDC presenta los resultados de este estudio haciendo hincapié en cualquier diferencia notable que se haya visto entre los distintos grupos de cargos entrevistados .

España, en el centro de la escena . A nadie se le escapa que el mundo de los negocios está experimentando un fuerte cambio . El estudio sobre el Uso de las Tecnologías de la Información que IDC ha llevado a cabo en España, ilustra claramente no sólo el cambio sino que se están sentando las bases para futuros cambios .

El estudio se ha llevado a cabo a través de una serie de entrevistas personales con un grupo preseleccionado de empresas . Este ha puesto de manifiesto que de una punta a otra de España, las empresas analizadas están reforzando sus posiciones actuales en el mercado y analizando nuevas oportunidades . Gracias al estudio, somos testigo de cómo organizaciones muy diversas que van desde minoristas hasta fabricantes, pasando por proveedores de servicios, se preparan para asumir nuevos papeles . Estas empresas no sólo están satisfechas de haber derrumbado antiguas murallas con las que en otros tiempos defendían sus mercados, sino que están acelerando su propio proceso de renovación . Internet, extranet, redes locales y datawarehaouse son algunos de los conceptos que han incorporado a su lenguaje y que forman parte de una nueva era de las T . I . ; pero esto lleva implícito que estas compañías están hablando de negocio y no meramente de retos tecnológicos .

Para hacernos una idea de lo que estamos hablando, podemos fijarnos en una cadena de supermercados en Cataluña que hoy puede abrirse a nuevas oportunidades gracias al éxito obtenido con su tarjeta de cliente . O bien una agencia de viajes - con fuerte implantación regional- que está pensando introducir soluciones de comercio electrónico con el fin de ampliar su gama de oferta a clientes y conseguir extender su alcance geográfico .

La llegada del 2000 . Pero a pesar de los claros beneficios de la innovación, todos los entrevistados coinciden en su queja sobre el hecho de que los presupuestos destinados a solucionar el Efecto 2000 y la adaptación al Euro se hayan detraído de otras prioridades . A pesar de ellos, actualmente hay un grupo emergente de directores de T . I . que valoran las oportunidades aportadas por el efecto 2000 y el Euro; Javier Martínez, director de T . I . de Zabik S . A . explica la actitud de este grupo de la siguiente forma: “Estoy convencido de que de ambas cuestiones la empresa podrá obtener beneficios de largo alcance y un valor de negocio real” .

Lo más relevante es que mientras esos cambios son, con frecuencia, considerados como propios de grandes organizaciones de implantación global, el Estudio que nos ocupa, se ha concentrado en las PYMES . Se han escogido empresas de implantación regional, no siempre conocidas a nivel nacional, e incluso pequeñas empresas que son las que realmente forman el tejido empresarial de nuestro país .

Resultados . En general, encontramos que las mejores puntuaciones corresponden al presupuesto asignado a T . I . Para este punto se preguntaba en qué medida cada organización tiene conciencia del retorno que obtiene sobre sus gastos en T . I . La respuesta nos ha impresionado ya que la puntuación media alcanzada es del 69 por ciento .

La clave para la obtención de los resultados está en que las compañías tienen tendencia a recortar, más que a excederse en el gasto, teniendo en cuenta que algunas destinan menos del 1% de su cifra de negocios a T . I . Sin embargo, dependiendo de la compañía y del nivel de servicio, creemos que el 1,5% resulta una cifra aceptable .

En cuanto a la forma de contratación, la mayoría de los encuestados ha implantado la práctica de concurso a la hora de negociar contratos de hardware, software y servicios . Aunque esto preserva la honestidad de las relaciones con los proveedores, la mayoría no utiliza este sistema para contratar los servicios que genera la vida del activo, por lo que todavía hay lugar para mejorar .

A la hora de analizar este punto, hay que tener en cuenta que casi el 80% de los encuestados no especifica las inversiones realizadas en mejoras para el personal no especifico del departamento de T . I . , por lo que, en apariencia, solo el departamento de T . I . gasta dinero en estas tecnologías . El resultado del Estudio demuestra que las inversiones de las empresas españolas son prudentes .

La media de resultados de las otras tres secciones: T . I . y Negocio, Gestión de Activos y Procesos, desciende hasta oscilar entre el 56 y el 59 por ciento . El hecho de que esto se repita nos lleva a pensar en una actitud similar en todas ellas . Pensamos que muchas de las compañías experimentan los mismos problemas, por ejemplo, hay muy pocas de las que se pueda decir que:

– Han tomado alguna medida para evaluar el efecto de las T . I . en la marcha de los negocios

– Controlan su cartera de activos en T . I . , o

– Tienen una agenda orientada a reducir los costes de propiedad de sus activos en T . I .

Conclusión . Las PYMEs españolas hacen frente a nuevos retos para mantenerse al día con el cambio en un mercado competitivo . Las T . I . son sólo un elemento en un entorno cambiante . Ahora, con el Benchmark de IDC, disponen de una herramienta que les permite tratar su infraestructura de T . I . y, si fuera necesario, calibrarla y reconfigurarla para seguir la dirección de su negocio .

Objetivos del estudio

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El Benchmark IDC ha sido elaborado sobre cuatro líneas de investigación:

T . I . y negocio: