Control de créditos en integradores/distribuidores de TI

No dejarán de sorprendernos, por muchas experiencias vividas que acumulemos, situaciones de insolvencia en clientes de nuestra cartera que jamás hubiésemos imaginado. Y es que nadie está exento de este mal endémico que padecen las economías de libre mercado.Para controlar los riesgos de insolvencia de clientes y consecuentemente, de nuestro negocio, existen numerosos mecanismos. En estas páginas ilustraremos cómo implantar un sistema de gestión de crédito interno autónomo, descargando en terceros el riesgo de impago, mejorando la solvencia y liquidez de nuestra compañía.Para determinar la conveniencia o no de llevar a cabo semejante proyecto, pensando en sus bondades e inconvenientes principalmente en costes, hagamos una breve reflexión sobre algunas cuestiones:- ¿Cumplen los compromisos de pago nuestros clientes rigurosamente?- ¿Se podría mejorar el período medio de cobro?- ¿Cuál ha sido la pérdida por impagos sufrida en los últimos tres años?- ¿Habría cubierto esta pérdida el salario anual de una persona dedicada a la gestión de créditos?Muy posiblemente las respuestas no sean de nuestro agrado, pero su obtención nos permitirá identificar un potencial problema futuro.Entrando en materia en el modelo de créditos, son varios los requisitos a considerar.Requisitos previosA.- Comité de créditosEs fundamental establecer un comité de valoración en el cual estén implicados los representantes de las áreas de ventas, finanzas y operaciones, siendo recomendable la participación de algún miembro directivo con hegemonía sobre las decisiones de los anteriores. Este comité deberá reunirse periódicamente, como mínimo una vez por semana, con el fin de debatir las acciones necesarias sobre la aceptación o no de nuevas operaciones importantes en el negocio en función del riesgo-cliente. Asimismo, en estas sesiones se sustanciarán problemas actuales con clientes en situación de mora en pagos, ante los que se actuará consecuentemente desde todos los departamentos de la empresa con agilidad. Una de las principales ventajas que ofrece este tipo de órganos es la capacidad de acción rápida ante una situación adversa a los intereses de la compañía, donde cada responsable estará implicado directamente. Será en estas sesiones también donde nacerá la sensibilidad en la organización a la continuidad del negocio y a afrontar los problemas de forma común a un equipo de trabajo.B.- Asignación de recursos de personalNo es suficiente la parcialidad como elemento de gestión de este sistema. Dedicar recursos de personal a tiempo parcial no contribuirá más que a pensar que ostentamos el control sobre un área del negocio cuando en realidad no es el caso. En este sentido, debemos dedicar como mínimo una persona, pero a jornada completa, que pueda valorar, decidir y otorgar crédito a un cliente en función de su capacidad de pago.C.- Agencias de informes comercialesÉsta será la fuente de aprovisionamiento en cuanto a información se refiere. Los informes que proporcionan este tipo de empresas tienen la suficiente fiabilidad como para confiar en ellos. Detrás de cada dato elaborado por sus analistas existe un metódico proceso de cálculo y obtención de su valoración que no representará como media un coste de obtención del informe superior a 20 ó 30 euros.Ahora bien, existe un inconveniente sobre la información obtenida mediante esta vía, ya que en España se está trabajando con datos históricos de entre 6 meses a 1 año de antigüedad.D.- Garantizar el cobro de nuestras deudas a través de una entidad aseguradoraEste tipo de productos, los seguros de crédito, tienen una trayectoria histórica dilatada como para hacer de ellos una herramienta probada y efectiva ante una situación de impago. Habitualmente, las entidades de crédito o caución indemnizan a sus clientes que han asegurado sus deudas entre un 75 y un 90 por ciento de éstas en caso de siniestro. El resto del importe se considera una pérdida que debe de asumir la empresa, pero en cualquier caso dista mucho de tener que soportar un impago del cien por cien de una deuda.Es importante destacar el bajo coste de este tipo de productos siempre que se elija el adecuado para nuestro negocio. La mayoría de entidades aseguradoras tienen distintos seguros disponibles en función de la dimensión del cliente. Uno de los errores que se comete habitualmente al contratar este tipo de seguros no es otro que contratar un producto de bajo coste para una empresa de dimensión considerable. En estos casos, la finalidad perseguida de estar protegidos ante situaciones adversas no se cumple, bien por limitación del número de clientes que permiten asegurar bien por una regularización importante al alza de la prima pagada al pasar de un producto a otro de mayor cobertura.Es pues fundamental entender que el ahorro no está en contratar un ‘producto barato para un negocio caro’, sino en la garantía de cobro que nos ofrecerá el producto de seguro de crédito adecuado para nuestro negocio. A modo de ejemplo, una empresa que desee asegurar sus créditos y cuyo volumen de facturación esté en torno a 750.000 euros abonará una prima anual de aproximadamente 5.000. Comparado con el coste del seguro que se pagaría por un vehículo de gama media, el seguro de crédito sería del orden de cuatro veces mayor por asegurar un negocio que es 15 veces superior al coste de ese vehículo. Metodología Respecto de la metodología de funcionamiento del sistema de control de créditos, detallamos los puntos necesarios a considerar desde el nacimiento de una oportunidad de negocio pasando por la materialización y cobro final de ésta.1.) Comprobación de la capacidad de pago de un nuevo clientePara ello es necesario recabar cuanta información podamos obtener sobre este cliente desde cualquier fuente:- Referencias comerciales- Referencias de la fuerza de ventas directas de las reuniones previas mantenidas- Asociaciones comerciales a las que pertenezca- Información en Internet- Revistas y prensa especializada del sector- Datos internos actualizados (siempre que el cliente acepte liberarlos)- Informes financieros de agencias de informaciónEsta última fuente es determinante, ya que trabaja sobre datos fidedignos publicados en registro mercantil. Pero presentan el inconveniente de haberse elaborado con datos cuya antigüedad media oscila entre uno y dos años. Por este motivo, es necesario acompañar el estudio con información actualizada de otras fuentes.Con toda esta información podremos hacernos una idea del tipo de cliente que tenemos ante nosotros, si bien estas son precauciones iniciales.2.) Negociación de condiciones de pagoUna vez evaluado el riesgo comercial que asumimos si iniciamos una relación comercial con el nuevo cliente, debemos medir hasta qué punto este riesgo comercial podemos convertirlo en un riesgo financiero, es decir, qué beneficio mínimo esperamos de esta operación como para considerar que compensa el riesgo identificado.3.) Condiciones de pago El siguiente paso será delimitar las condiciones en un documento de alta de cliente, donde se tengan todos los datos previos de facturación y cobro, así como donde el futuro deudor autorice la cesión de sus datos a empresas de seguro de crédito con las que trabaje el proveedor.4.) Política de gestión de créditos escritaDebe existir una política escrita sobre la metodología y flujos existentes en la gestión del crédito. De esta forma, se dará un empuje a la consideración de esta norma a seguir de cara al resto de la organización.Asimismo, aquí quedarán recogidos los mecanismos de alerta que se deban mostrar cuando una deuda comience a rebasar un cierto número de días de demora, estableciendo los mecanismos de aviso al cliente y los plazos de notificación a la entidad aseguradora para activar la indemnización por el siniestro. Dependiendo de la compañía aseguradora con la que se decida trabajar, estos plazos oscilan entre los 60 y180 días para obtener la correspondiente indemnización.Un si