¿Qué tipo de oficina híbrida necesitan las empresas?

El espacio de la oficina, su diseño y los conceptos que lo impulsan, contribuyen en gran medida a la cultura de la empresa, la satisfacción de los empleados y la productividad. La oficina de trabajo híbrida ideal para su empresa está aún por determinar del todo, pero lo que sí sabemos es que es el lugar donde los empleados obtienen lo que no pueden obtener en casa.

Un hecho poco apreciado sobre el trabajo desde casa (WFH) y el trabajo a distancia es que el espacio de trabajo de cada persona es diferente:

· Los miembros de la familia, los hijos, los compañeros de piso, las visitas, los vecinos y otros pueden causar constantes interrupciones a algunos empleados. Una oficina puede proporcionar un oasis donde esos trabajadores puedan trabajar en silencio sin interrupciones.

· Algunos trabajadores que lo hacen en su casa disponen de opciones de conectividad de consumo lentas. Una oficina puede ofrecer acceso de fibra de alta velocidad a Internet.

· Las oficinas en casa pueden hacer que los empleados se sientan desconectados, aislados, inseguros y deprimidos. Los días ocasionales en una oficina pueden borrar esos sentimientos.

· Las oficinas en casa casi nunca son buenos lugares para las reuniones de negocios. Los restaurantes y las cafeterías también pueden ser menos que ideales, especialmente cuando se discuten temas delicados como fusiones, propiedad intelectual, secretos empresariales y análisis de la competencia. Una oficina física puede proporcionar un espacio profesional, provisto y acústicamente seguro para celebrar reuniones de negocios adecuadas.

· Las oficinas centrales pueden ofrecer todo lo que las oficinas en casa no pueden a la mayoría de los empleados, sin necesidad de proporcionar un espacio de oficina individual para cada empleado.

Lo que nos ha demostrado la pandemia de COVID-19 es que la oficina del futuro es un espacio social, comunicativo y de colaboración diseñado para satisfacer la necesidad psicológica de los empleados de sentirse conectados. También es un lugar para que los directivos, supervisores, líderes de división y jefes de equipo mantengan conversaciones delicadas con el personal, como las revisiones de rendimiento. Y es un eje central que alberga equipos y otros recursos compartidos.

A medida que las empresas vuelven al trabajo y reducen el espacio de las oficinas, es un buen momento para reimaginar el espacio físico de la oficina en su conjunto y la infraestructura de TI que alimenta a toda la empresa.

Una forma de imaginar las posibilidades del lugar de trabajo híbrido del futuro es compararlo con los tipos de lugares de reunión existentes y bien conocidos, como:

El modelo de cafetería

El espacio de coworking original surgió en el Londres de mediados del siglo XVII en forma de cafés públicos. Estos establecimientos eran utilizados por empresarios, periodistas y políticos que se reunían para leer, debatir y cotillear. Su legado aún puede verse hoy en día en forma de Lloyd's de Londres, el mayor mercado de seguros del mundo. En realidad, "Lloyd's" era el nombre de la cafetería en la que comenzó la organización.

El modelo de trabajo híbrido es la idea de ofrecer un espacio de coworking sencillo, opcional y sólo para empleados, con lo básico: mesas, sillas y conexión a Internet. Y café.

El modelo de club de caballeros

Cuando la moda de los cafés se desvaneció a mediados del siglo XVIII y la movilidad ascendente permitió a más ciudadanos varones aspirar a convertirse en "caballeros", surgieron cientos de clubes sociales privados en Londres. Funcionaban esencialmente como cafés para miembros, pero con muchos más servicios, como bares, bibliotecas, salas de juego, salas de lectura, gimnasios, espacios sociales e incluso habitaciones para huéspedes donde los miembros podían dormir.

La versión de oficina de trabajo híbrida de este modelo es un espacio de coworking con espacios sociales, una sala de juegos, comida y bebidas, gimnasios, guarderías y, sobre todo, Internet de alta velocidad, espacios para videoconferencias, impresoras de alta calidad y otros equipos de oficina de alta tecnología que son demasiado grandes, caros o compartidos para instalarlos en las oficinas domésticas.

Tanto el modelo de cafetería como el de club de caballeros harían de las oficinas espacios principalmente para la interacción social, las reuniones y la colaboración.

El modelo hotelero

Este es un modelo en el que los empleados reservan escritorios, salas de llamadas, salas de conferencias y otras instalaciones. Los empleados con reservas "entran" y "salen", un proceso que bloquea o libera el espacio reservado.

Este modelo permite a las empresas limitar la cantidad de espacio de oficina que proporcionan y, al mismo tiempo, ofrecer un acceso equitativo y ocasional a todos los empleados. Por ejemplo, una empresa con 3.000 empleados puede necesitar proporcionar espacio de oficina para sólo 1.000 empleados, a los que todos los empleados tienen acceso un tercio del tiempo.

Se trata de un modelo que se verá favorecido por un ecosistema de herramientas construidas a propósito para reservar recursos mediante un proceso de entrada y salida (sin duda, lo más habitual es utilizar soluciones biométricas).

Aunque la seguridad física en las oficinas será importante, la mayoría de las empresas prescindirán del enfoque perimetral de la ciberseguridad —por ejemplo, los cortafuegos— y adoptarán un modelo de confianza cero en el que cada empleado y cada dispositivo se autenticarán individualmente cada vez que se conecten, independientemente de que los empleados estén o no físicamente en la oficina. Todos los empleados serán aprovisionados como empleados remotos.

Si se hace bien, la oficina del futuro reducirá los costes, aumentará la flexibilidad laboral de los empleados y les proporcionará todo lo que necesitan para tener éxito.