Siete casos a examen

A continuación, presentamos varios casos, correspondientes a ocho de las empresas que participaron en el estudio comparativo efectuado por IDC . Los responsables de estas empresas, reflexionan sobre sus necesidades de T . I . y tienen una cosa en común: representan el alma del mercado español de las PYMEs .

Kilómetros de datos

Seur Tarragona, S . A .

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Reingeniería del proceso de negocios, comercio electrónico, Internet, etc . en el núcleo central de cada una de estas áreas de las T . I . se encuentran los datos . Casi todas, si no todas las T . I . , se ocupan de ofrecer y manejar datos . Un clarísimo ejemplo es el de la empresa Seur de Tarragona .

Seur Tarragona es una empresa de mensajería que forma parte de la red de compañías Seur, presente en toda España y Portugal . Como suele ocurrir con otras empresas Seur, se trata de una franquicia . Sin embargo, el modelo de franquicia, que trata de crear un equilibrio entre control centralizado y empresarios locales, ha dejado en manos de la unidad operativa algunos retos singulares a la hora de construir las funciones de las T . I . Uno de los que presentan mayor interés consiste en que mientras la matriz del grupo convenció a los responsables de cada una de las oficinas para que se equiparan con AS/400 y un entorno LAN mixto, la sede central ( en Madrid ) poco puede hacer para que las oficinas locales sigan las normas de trabajo que rigen en el grupo .

El problema actual radica en que Seur Tarragona necesita desarrollar un nuevo sistema de T . I . que digitalice todos los ficheros de datos . La automatización es percibida como el camino a seguir, y se espera que esas inversiones produzcan un ahorro de costes a la vez que una “mejor” información, lo que permitiría a la empresa ser más competitiva .

Seur Tarragona ha equipado a sus conductores con terminales portátiles, que usan en ruta . Conectados por radio frecuencia a los equipos AS/400 locales, esos terminales permiten al conductor/ agente introducir los datos sobre cada envío y verificar la situación de la orden y la entrega . Sin embargo, luego, una vez que la entrega ya se ha efectuado, todo lo que la compañía puede ofrecer a sus clientes es papel y más papel . Seur Tarragona aún recopila manualmente los recibos .

José Manuel Carabe, director de T . I . de Seur Tarragona, cree que la fuerza de campo recoge, en promedio, unos 3 . 000 recibos ( notas de entrega ) cada día, y que esta cifra va en aumento . Además de los recibos, unas 2 . 000 facturas de la empresa son emitidas cada mes, que también se recogen en papel . Hasta ahora, esta circulación de papelería ha dado como resultado que la empresa sufra el continuo extravío de recibos y facturas que, a veces, aparecen al cabo de meses . Por otra parte, todo el papel acumulado del año anterior es enviado a un almacén externo . Carabe pretende digitalizar todo este tráfico de documentos y, en consecuencia, pone énfasis a corto plazo sobre una mayor gestión de datos con el propósito de:

– Transferir datos entre aplicaciones .

– Introducir un sistema digitalizado de archivo e instalar un nuevo sistema de almacenamiento de datos .

J . M . Carabe cree que sólo mediante una mejor comprensión de las relaciones entre el cliente y las bases de datos de la empresa podría, finalmente, no sólo aliviarse de los problemas que plantea tanto papel sino, lo que es más importante, transformarla en información para el negocio .

Benchmark

Seur Tarragona S . A . obtuvo una puntuación general del 61 % . Los mejores resultados de la compañía fueron conseguidos en la sección de Proceso de T . I . , en la que su logro del 70 % fue uno de los más altos del grupo . El proceso es casi una forma de las bellas artes en Seur Tarragona S . A . , que manifiesta una buena comprensión de cómo se articulan las tecnologías clave, al mantener un plan de recuperación información en caso de desastre y restringir el número de configuraciones al alcance de los usuarios .

Asimismo, Seur Tarragona obtuvo un 66 % en Gestión de Activos . En buena medida, los excelentes resultados en este área se deben a que la empresa ha asumido que la importancia de la Gestión de Activos reside en que permite reducir el coste total de propiedad y mejorar la posición negociadora frente a los suministradores .

Claves para mejorar la puntuación

- Revisar los niveles de personal empleado en T . I . . De este modo se asegura que la cifra es adecuada para dar respuesta a los cambiantes requisitos de las T . I .

- Definir y llevar a la práctica un conjunto de prácticas de gestión de activos que tengan por objeto maximizar el valor de los activos de T . I . durante el ciclo de vida de sus equipos .

- Aunque una persona podría “poseer” la estrategia de T . I . , la creación de esa estrategia es un asunto de disciplinas cruzadas, de capacidad para incorporar a los profesionales del negocio y a los financieros, además de los responsables de T . I .

Soluciones prácticas para problemas prácticos

Indumetal Recycling S . A

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“Nuestro software no soporta nuestros objetivos comerciales” . Así se confesaba Daniel Alvarez, Director de T . I . de Indumetal Recycling, la primera vez que hablamos con él . Sin embargo, pasados dos meses, la opinión de Alvarez ha cambiado radicalmente . La clave del cambio está en que, la primera vez, Indumetal Recycling estaba empezando el rodaje de una nueva aplicación .

El nuevo sistema es el resultado de una revisión regular, de la que surgió un trabajo en común entre los departamentos comercial y de T . I . para dar respuesta a necesidades concretas de la empresa . De una de esas sesiones de trabajo salió la idea de desarrollar una nueva aplicación que pudiera actuar como puente entre los datos mantenidos en la plataforma AS/400 y combinarlos con los datos comerciales, que están en una mezcla de ordenadores PC y Macintosh que actúan como front end . Integrar los datos centrales y los de los usuarios finales en un sistema de información que afectara a toda la organización era una cuestión crítica para Alvarez . Ahora, la nueva aplicación estratégica permite a Indumetal Recycling comprender mejor las tendencias de compra de sus clientes, los altibajos de los pedidos y, de ese modo, ajustar sus existencias y las órdenes de producción a los requerimientos de los clientes .

Indumetal Recycling tiene una estrategia gradual de T . I . En buena medida esto se debe al tamaño de la compañía, que tiene 60 empleados, pero también al ritmo de cambio en su negocio . Fundada hace más de 70 años, Indumetal Recycling ha pasado por un buen número de transformaciones . Comenzó dedicándose al clásico reciclado y procesamiento de metales . Sin embargo, la contracción del mercado obligó a la empresa a explorar las nuevas oportunidades abiertas por el reciclado de productos electrónicos, circuitería, componentes telefónicos y, más recientemente, ha añadido una floreciente actividad de reciclado de componentes informáticos . Actualmente, los responsables de la empresa ncree que hay nuevas oportunidades gracias a los clientes que sustituyen la telefonía analógica por la digital . Como siguiente paso, se está considerando la diversificación hacia nuevos mercados y nuevas áreas geográficas, en particular para explotar los mercados de América Latina . La estrategia de T . I . refleja el estilo de la compañía . Si bien esa estrategia no ha sido formalmente reelaborada, está siendo sometida a continua discusión sobre la base de las necesidades que emergen .

Así como quedamos impresionados por el come