Los empleados pierden el 20 por ciento de su tiempo en la gestión de documentos

Según un estudio elaborado por Gartner Group, a petición de Hewlett-Packard y Eprom, los empleados españoles pierden más de un 20 por ciento de su tiempo en la búsqueda, recuperación, gestión, localización y almacenamiento de documentos debido a una mala gestión de los mismos. Esto reporta pérdidas económicas considerables que varían en función del tamaño de la empresa. Según las estimaciones realizadas por esta misma consultora, para una empresa de 20 empleados, las pérdidas relacionadas con esta mala gestión documental oscilan entre los 30 y los 40 millones de pesetas cada año.
Además, Gartner también señala en su estudio que hay que tener en cuenta que es un problema que puede ir en aumento con el paso de los años, dado los cambios que se están produciendo e imponiendo en la forma de desarrollar el trabajo. José Luis Solla, director de Gartner Group en España, aseguró en la presentación del estudio que en el año 2003 será entre el 30 y el 40 por ciento el tiempo laboral que el empleado pierda, como término medio, en la gestión de archivos. “Esto, en términos económicos, supone un coste desgarrador. Si cada empleado, por regla general, supone un coste de 5 millones de pesetas para la empresa, supondría que la corporación pierde entre 1,5 y 2 millones de pesetas por empleado. Es decir, mucho dinero”. Pero, además, Solla quiso destacar que, a estos datos, “habría que añadir los costes de creación, recuperación y archivo de cada documento”.
Según Gartner, cada archivo se reproduce una media de 10 veces, a un coste de 3.500 pesetas. Además, cada documento cuesta archivarlo 1.600 pesetas mientras que recuperar uno mal archivado supone un desembolso de 20.000 pesetas. En todos estos números no se han tenido en cuenta las inversiones relativas a los medios físicos y electrónicos.
Por todo ello, Solla entiende que “la justificación de la gestión documental es clara por los ahorros que permite”, alertando, además, que los documentos electrónicos no son la solución, sino que pueden suponer un problema si tampoco se gestionan de manera correcta.

Otros cambios laborales
Asimismo, y tal y como se ha señalado anteriormente, Gartner también tiene previsto que se produzcan una serie de cambios importantes en el mundo laboral. Así, según las estimaciones de esta consultora, el trabajo individual pasará del 40 por ciento que suponía en el año 2000 al 35 por ciento en 2005 y al 30 por ciento en 2010. Mientras, el trabajo que se desempeñe en el mismo tiempo y lugar pasará, en esos mismos años, del 15 al 10 y al 5 por ciento. El trabajo que se realiza en diferente lugar pero en el mismo tiempo pasará del 15 al 20 y al 25 por ciento en esos mismos años mientras que aquellas labores que se llevan a cabo en distinto tiempo y lugar pasarán, en estos mismos años, del 30 al 35 y al 40 por ciento. De todos estos datos se deduce, según Solla, que el trabajo dependerá, cada vez más, del grupo.
Asimismo, el director general de Gartner en España entiende que, con la llegada de Internet y el estilo de vida digital, se inicia un nuevo problema: el “hiperflujo de información”, aunque este mismo responsable señalaba que la información no es lo mismo que el conocimiento, aspecto este último que conforma el “activo fundamental” de una organización.
Por todos estos motivos, Gartner entiende que la gestión documental es un elemento que debe ser tenido en cuenta por empresas y trabajadores, ya que es este elemento el que “nos va a permitir ser más creativos y, por extensión, más competitivos”.