Terminales Punto de Venta
La herramienta imprescindible en todo comercio
Acabo de sobrepasar la barrera de los 30 años y todavía permanece fresca en mi retina la imagen de aquella típica tienda de ultramarinos y ver como el tendero pacientemente realizaba la suma de la compra en el mismo papel con el que nos envolvía la mercancía. Seguramente aún queden comercios en que el paso de tiempo no haya modificado estos hábitos. Pero el ritmo al que se mueve el mundo actual exige, en cualquier tipo de negocio, nuevas y mejores formas de gestión a todos los niveles. Creo que a nadie se le escapa que todo comercio precisa de una eficaz gestión y exhaustivo control a todos los niveles. Es indudable que la informática presta una ayuda inestimable en estas labores administrativas, y según aumenta el volumen de negocio de una empresa crece de manera exponencial la dependencia de su sistema informático. La informática aplicada a la administración es una poderosa herramienta que permite gestionar y controlar mejor muchos procesos y, consecuentemente, aumentar la eficacia y rendimiento en el trabajo. Una aplicación directa de la gestión informatizada son los Terminales Punto de Venta (TPV). La mecanización de un comercio no debería limitarse a colocar una simple caja registradora que nos ayude en ciertas tareas (caja, arqueo, etc.). Un TPV reduce al máximo los numerosos procesos tediosos, repetitivos y que, además, consumen gran cantidad de tiempo. Por lo tanto, los terminales punto de venta están diseñados para proporcionar todos los servicios que deben tener los puntos de contacto con los clientes y son la conexión con los sistemas de gestión u operacionales y con los sistemas de ayuda a la toma de decisiones o informacional. A la vez, mejoran la calidad del servicio, la seguridad y la productividad de los empleados. La alta habilidad y ergonomía de los escáneres aumenta el rendimiento leyendo el código de barras en cualquiera de los lados de la mercancía, solucionando, además, el problema de la baja calidad de las etiquetas. Todos los accesorios del punto de venta proporcionan los interfaces humanos que requiere el nivel de servicio a los modernos consumidores. Pero hasta llegar a los actuales TPV, el proceso evolutivo ha venido acompañado, generalmente, de la mano de las grandes firmas con soluciones para empresas o cadenas comerciales de cierta entidad. Con la irrupción del PC las cosas fueron cambiando paulatinamente, y empezaron a desarrollarse sistemas abiertos de TPV basados en estos equipos básicos. Al tiempo que se aumentaban las prestaciones de los ordenadores personales, aumentaban las posibilidades de estos terminales pudiendo albergar nuevos accesorios que potencian sus capacidades. Hoy en día, no sé si para bien o para mal, los tiempos han cambiado notablemente. La vertiginosa proliferación de las PYMES, y más concretamente los pequeños comercios como farmacias, restaurantes, salones de belleza, boutiques y un interminable etcétera, han posibilitado la enorme demanda de este tipo de equipos. Debido a que la particularidad de estos negocios y su ámbito de aplicación exigían un dispositivo capaz de funcionar al mismo tiempo como una caja registradora y ordenador que permitiera la gestión del negocio a todos los niveles (datos de precios, control de stock, ventas, inventario, contabilidad, etc.). Además de estos motivos, progresivamente han ido apareciendo más circunstancias, de muy variada índole, que han acelerado o van a acelerar la metamorfosis de los TPV. Entre estos factores tenemos los numerosos requisitos legales exigidos por las diferentes administraciones públicas, Internet con las posibilidades de mercado que ofrece el comercio electrónico y la llegada del euro o el problema del año 2000, entre otras muchas más. En resumidas cuentas, ante la amplísima oferta existente en el mercado la solución del TPV modular ofrece ventajas como economía y flexibilidad, ante las soluciones cerradas propias de las grandes multinacionales con una enorme experiencia en dicho campo y apoyadas por su tradicional implantación en grandes centro comerciales. Entre las numerosas ventajas que ofrece este tipo de configuración modular podemos destacar el bajo costo de adquisición debido a que el sistema puede ajustarse a las necesidades específicas de cada comercio. La flexibilidad que permite la tecnología basada en PC, permite el incremento de prestaciones con la simple sustitución de elementos individualmente. Por este mismo motivo, los costes de mantenimiento o reparación no representan una pesada carga. La plataforma abierta del PC supone facilitar cualquier proceso de ampliación sin necesidad de adquirir otras soluciones alternativas duplicando el hardware. El tema que hoy nos concierne tiene la intención de realizar una evaluación de una serie de TPV existentes actualmente en el mercado para la gestión de comercios independientes todo tipo dentro del ámbito de las PYMES, bajo una plataforma de hardware basada en un PC. Una vez acotado el margen de actuación debemos establecer claramente los requisitos necesarios de los que debería disponer todo TPV para realizar sus funciones de la manera eficiente. Componentes de un TPV Modular En primer lugar, y como bloque principal, debemos contar con la mejor plataforma posible para nuestro TPV, basada en la actual tecnología del PC. Entre los elementos fundamentales constitutivos con los que debe contar esta base está una buena placa base que pueda soportar las altas prestaciones de los más modernos procesadores (Pentium II o AMD) y amplias capacidades de expansión. En íntima unión con el procesador y en relación con el software a instalar, es conveniente dotar de suficiente memoria RAM, mejor por exceso. Con 32 MB es aconsejable el sistema operativo Windows 95, mientras que Windows 98 necesita al menos 64 MB. A partir de este punto la configuración admite un amplio abanico de posibilidades. La elección de una buena tarjeta gráfica (AGP con 4 u 8 MB) permitirá la utilización de monitores SVGA de 15 pulgadas a color de altas prestaciones aconsejable si desde nuestro TPV vamos a realizar toda la gestión del negocio, por el contrario, descenderemos hasta unos requisitos mínimos (PCI con 1 ó 2 MB) si vamos a limitar sus funciones de administración. Un disco duro de 2 GB, en principio, es suficiente para albergar al sistema operativo, aplicaciones de gestión y la información que se va generando día a día. La capacidad de este dispositivo deberá ir en aumento cuando nuestros propósitos vayan más a allá de la mera utilización como TPV y deseemos sacar el máximo provecho de las posibilidades de un PC (aplicaciones ofimáticas, Internet, etc.). Se hace imprescindible la existencia de una disquetera de 3,5 pulgadas y 1,44 MB de capacidad para efectuar pequeñas actualizaciones o para realizar la copia de seguridad de los datos. Esta última tarea es recomendable, que sea encargada a otro dispositivo de mejores prestaciones y fiabilidad, el mercado está lleno de dispositivos para tales efectos. Según el volumen de la información a salvaguardar podemos contar con innumerables dispositivos de distinta naturaleza, desde el Superdisk o unidades Zip, pasando por las unidades magneto-ópticas y terminando en los dispositivos específicamente diseñados para dicho propósito como son las unidades de cinta Travan o DDS y otras de tecnología superior. Todas ellas ofrecen una mejor respuesta al problema de los backups que los disquetes. Después de realizar una fuerte inversión en un TPV, no deberíamos depositar nuestra confianza e información de vital importancia en el dispositivo menos adecuado, al utilizar un soporte físico muy vulnerable y de escasa capacidad. Hoy en día pocas aplicaciones permiten una instalación o actualización desde disquetes, por lo que se hace obligatorio contar con una unidad de CD-ROM. Hasta aquí tenemos configurado un equipo con los elementos básicos que todo PC que se precie debe contar en su interior. Pero si entre nuestros planes no está el limitar la utilización de nuestro sistema y ten
