| Artículos | 01 ENE 2003

Suites ofimáticas

Tags: Histórico
Las herramientas más productivas de la empresa
Ramón A. Fernández.
Una vez que se han alcanzado grandes cotas en el desarrollo de las omnipresentes suites ofimáticas, los más recientes avances de las últimas versiones se han orientado claramente a facilitar su adecuada explotación por todo tipo de usuarios, mejorar la integración con Internet y ampliar las posibilidades de colaboración entre los integrantes de los grupos de trabajos. Eso sí, tampoco se ha desperdiciado tan propicia ocasión para incorporar otro buen número de mejoras técnicas y posibilidades que hacen todavía más efectiva, si cabe, la realización de las tareas propias de los entornos de oficinas.

Plenas de posibilidades y funcionalidades, las más modernas suites ofimáticas son un conjunto de prácticas y eficientes herramientas de software cuyo concurso se ha vuelto imprescindible en prácticamente todos los ordenadores personales. No es de extrañar, por tanto, que esta clase de aplicaciones se haya convertido, desde hace ya bastantes años, en la principal herramienta de producción en todo tipo de oficinas.
Las actuales suites ofimáticas se caracterizan por englobar un buen número de aplicaciones destinadas a cubrir las necesidades más comunes en el seno de cualquier oficina moderna o entorno, tanto laboral como doméstico, medianamente informatizado. Desde el socorrido procesador de textos, pasando por las prácticas hojas de cálculo y funcionales bases de datos, hasta llegar a los imprescindibles gestores de información personal (PIM), las actuales suites aglutinan todos estos programas, y alguno que otro más, dirigidos a extraer el máximo partido a todos aquellos equipos informáticos que forman parte de algún tipo de negociado administrativo.
Sin duda alguna, esta clase de herramientas de software tiene su máxima expresión y productividad dentro de los ámbitos corporativos, abarcando todo tipo de escenarios posibles. Desde la oficina unipersonal de muchos profesionales independientes hasta los diversos departamentos de las grandes empresas, sin olvidarnos de las multitudinarias PYMES, todos estos entornos tienen en común hacer un uso, más o menos amplio y profundo, de las distintas y variadas aplicaciones que conforman toda suite ofimática. Asimismo, también tienen una amplia presencia en los entornos domésticos, donde su explotación no resulta tan efectiva, pero, debido a la impunidad reinante en materia de piratería informática, son pocos los que renuncian a poder hacer uso de estas aplicaciones que superan con creces sus elementales necesidades.
En cualquier caso, nadie pone en duda que su masiva explotación está plenamente justificada en todo tipo de entornos. Por tanto, tampoco debe sorprendernos el denodado interés que muestran los fabricantes de estos productos en actualizar y potenciar sus, ya de por sí, amplias capacidades. En este sentido, no suelen transcurrir más de dos años, tres a lo sumo (toda una eternidad en términos informáticos), para ver como la oferta existente en el mercado sufre una profunda renovación. Consecuentemente, surge el siempre polémico debate de la actualización a la última y más productiva versión.
Para zanjar esta discusión, en las siguientes secciones de la comparativa de este mes se ofrece un amplio análisis de las nuevas funciones y mejoras técnicas presentes en tres de las suites ofimáticas más representativas del mercado. De este modo, tanto los responsables de tomar esta difícil decisión como los dealers y mayoristas encargados de distribuir estos productos, dispondrán de una, creemos que suficientemente amplia y rigurosa, guía de referencia para determinar con bastante precisión las ventajas e inconvenientes asociados a una u otra alternativa. Pero, antes de entrar en materia, conviene analizar las principales cuestiones que rigen actualmente las distintas pautas en el desarrollo de estas aplicaciones multiuso. De este modo, estaremos en mejor disposición de entender las intenciones de cada fabricante cuando añaden nuevas prestaciones a sus herramientas productivas o mejoran ciertas funciones para hacerlas más accesibles a los usuarios.

Máxima simplificación, el referente a seguir
Versión tras versión, las suites ofimáticas han ido añadiendo un sin fin de funciones y posibilidades que sólo los usuarios más experimentados son capaces de aprovechar en toda su extensión. Paradójicamente, la mayoría de los usuarios apenas lograba obtener beneficio alguno en la utilización de las aquellas funcionalidades incluidas en las últimas versiones para ayudarles a ser más productivos. Es más, muchos de estos mismos usuarios sentían que algunas de estas valiosas funciones eran muy difíciles de aprender, encontrar o utilizar o, si podían encontrar la función, a menudo no tenían la confianza de probarla y tenían miedo de no ser capaces de devolver el documento a su estado original. Asimismo, la heterogeneidad de los trabajos que se realizan en cualquier oficina ha motivado que cada vez sea más frecuente trabajar con contenidos compartidos por las aplicaciones que conforman toda suite, aspecto que permite un sustancial ahorro de tiempo, gracias al aprovechamiento de los distintos datos digitales.
De cara potenciar estas dos importantes áreas de diseño, las más modernas suites ofimáticas han sido desarrolladas para ofrecer a los usuarios nuevas herramientas para descubrir y sacar el máximo provecho a todas y cada una de las funcionalidades que se ofrecen en los productos. Al mismo tiempo, también se ofrecen nuevas funcionalidades que reducen la curva de aprendizaje, permitiendo a los usuarios ser más productivos en un menor tiempo. A este respecto, cualquiera puede convertirse en un usuario avanzado al aprovechar los numerosos asistentes activos que aparecen de un modo totalmente automático, y que son una inestimable ayuda para simplificar el descubrimiento y el uso, tanto de las nuevas funciones como de las ya existentes.
Igualmente, se mejoran las barras de herramientas, siempre configurables, y se ofrecen múltiples plantillas y guías que facilitan a los usuarios el empleo de opciones de dificultad media o avanzada. También para producir documentos cada vez más atractivos, las suites ofrecen galerías multimedia mejoradas, con todo tipo de objetos y con prácticas utilidades para buscar fácilmente el elemento deseado.
Otra novedad importante para la productividad personal son los avances hacia el uso del lenguaje natural, especialmente el reconocimiento de voz, y no sólo para la navegación por los programas, sino también para el dictado de documentos. También se están mejorando los diccionarios en otras vertientes, incluyendo cada vez más palabras, autocorrecciones, sinónimos e, incluso, ofreciendo definiciones de los términos solicitados.
En definitiva, el futuro de la productividad de las distintas suites ofimáticas pasa obligatoriamente por mejorar el acceso y simplificar su utilización de las tareas más comunes que los distintos usuarios realizan cada día.

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