| Artículos | 01 JUL 2001

Soluciones de software de fax

Tags: Histórico
Un nuevo concepto para las comunicaciones de fax
Ramón A. Fernández.
Los últimos avances tecnológicos han dado lugar al desarrollo de otras dos modalidades de software de fax. Por un lado, las herramientas que permiten el envío de fax desde cualquier dispositivo móvil, ya sea un PDA o un teléfono móvil. Por otro, han aparecido servicios Fax-IP que, en muchos casos, son susceptibles de combinarse con otras tecnologías informáticas, ya que no emplean la línea telefónica como medio de envío, sino de la red IP. Así, toda vez que se disponga de un proveedor capaz de permitir la interacción entre ambas infraestructuras, esta tecnología aporta ventajas tan interesantes como una reducción de gastos de conexión, la integración de la mensajería o la supresión de costes estructurales derivados de la implantación de oficinas y máquinas para recibir faxes en lugares geográficamente distantes. Tal es el grado de integración que han alcanzado Internet y las comunicaciones móviles con los servicios de fax que incluso se han creado soluciones destinadas a permitir el porte de faxes a través de mensajes SMS.

Como ya se comentó al principio de este artículo, la capacidad de las distintas soluciones de software de fax debe estar en total concordancia con las posibilidades del hardware disponible en el mercado. De este modo, en función de la infraestructura instalada en cada uno de los posibles entornos de explotación se dispondrá de aplicaciones capaces de satisfacer en gran medida las tareas y cometidos relativos a la gestión de faxes que se encomienden. Así, en un primer escalón se sitúan las soluciones para usuarios domésticos, las cuales se caracterizan por cubrir unas necesidades básicas y puntuales de esta clase de usuarios, y que suelen adjuntarse junto con los módem-fax de consumo.
En un segundo peldaño, podemos encontrar otro tipo de soluciones algo más sofisticadas que las anteriores, destinadas a profesionales o trabajadores autónomos que precisan una herramienta de fax completa y versátil, capaz de aportar mayores capacidades y funcionalidad, tales como funciones de OCR, generación de informes, confección de plantillas, uso del correo electrónico, o integración en las aplicaciones ofimáticas, entre otras.
Por último, en la cima se sitúan las aplicaciones, conocidas como servidores de fax, que destacan sobre el resto de los productos por ofrecer interesantes y prácticas capacidades como la gestión a través de red, generación de informes, envío de faxes no prioritario en franjas horarias con tarifa reducida, soporte hardware de tarjetas inteligentes, entre otras muchas más, y que son el argumento principal de la comparativa ofrecida por el laboratorio de Dealer World en este mes. No obstante, dentro de esta categoría existen aplicaciones capaces de satisfacer las más exigentes cotas de productividad y volumen de faxes (fax-mailing), las cuales se escapan a las necesidades normales de la mayoría de los ámbitos de trabajo corporativos y, por tanto, de los canales tradiciones de distribución.
Obviamente, en un entorno de trabajo en grupo el coste de colocar una máquina de fax o simplemente un dispositivo módem-fax en cada ordenador, ya justifica por si solo la búsqueda de soluciones alternativas que no sólo permitan un importante ahorro económico, sino que, además, sean capaces de facilitar la vida y solventar algunos de los problemas con el que se debe enfrentar el administrador de red de una empresa. Entre estos problemas, el más destacado, sin duda alguna, es el escaso control y considerable desorganización que representa la gestión de documentos enviados y recibidos por fax desde diferentes puntos de nuestra empresa, así como el uso de líneas telefónicas.

Servidores de fax, el aliado perfecto
Ante esta caótica situación, las distintas aplicaciones de fax, y en especial los programas de servidores de fax, permiten solucionar de manera sobresaliente muchos de estos inconvenientes, realizando labores de centralización de envío y recepción mediante una única cola de fax, control exhaustivo y archivo de los documentos enviados y recibidos, remarcación automática en caso de estar ocupada la línea, reconexión automática tras producirse un fallo de comunicaciones enviando únicamente las páginas restantes, exportación del registro de facturación a hojas de cálculo, bases de datos o software de contabilidad o, incluso, la posibilidad de enviar archivos gráficos adjuntos al fax. Todas estas y algunas más, son una muestra de las funciones más características y, a la postre, ventajas que una buena aplicación de servidor de fax puede aportar a nuestro negocio.
De este modo, una única solución con su correspondiente herramienta de hardware, tarjeta de fax inteligente a poder ser, evita el cuantioso gasto de tener instalado un dispositivo módem-fax en cada ordenador con su correspondiente aplicación de software. Asimismo, esta desastrosa planificación implicaría tener que dejar constantemente todos los ordenadores encendidos para la posible recepción de faxes, mientras que la adopción de una solución centralizada, como son los servidores de fax, sólo exige contar un servidor permanente conectado.
Obviamente, todas estas características y posibilidades van dirigidas tanto a la eficiente y flexible utilización del servicio de fax, así como a un considerable ahorro en los recursos desplegados para la implantación de la infraestructura necesaria que permita la ejecución de este imprescindible servicio. No obstante, si a todas estas posibilidades se unen, además, otras como funciones de envío retardado para enviar documentos en franjas horarias de tarifa telefónica reducida, encaminamiento entre servidores de fax por las rutas más económicas a través de enlaces de LAN, WAN o Internet, utilización de múltiples líneas telefónicas o la reserva de líneas de fax para el envío o recepción de documentos, los beneficios y mejoras obtenidos tendrán una incidencia directa en un mayor ahorro en la factura telefónica. Tanto es así que mediante una buena planificación en la que se combinen acertadamente una potente aplicación de servidor de fax con una eficiente solución de hardware, los costes derivados en la adopción de esta nueva infraestructura de comunicaciones de fax pueden ser amortizados en el período de un año, cuando el volumen de documentos que debe manejar dicho entorno es realmente significativo.
Por otra parte, y al contrario que otras muchas tecnologías y especificaciones presentes en el mundo de la informática, el protocolo de fax T.30 no ha evolucionado mucho con el paso de los años. Sin embargo, no se puede decir lo mismo de la infraestructura y la tecnología en la que se basan las comunicaciones por fax. Afortunadamente, ante la creciente demanda de necesidades, así como la permanente y legítima búsqueda de nuevas soluciones que posibiliten la reducción de costes en las empresas, de un tiempo a esta parte se han desarrollado con bastante rapidez nuevas herramientas, tanto de software como de hardware, que han dado lugar a un notorio crecimiento de la popularidad de los servidores de fax. Las razones del significativo aumento de las ventas de servidores de fax experimentado en estos últimos años, se basan principalmente en la acuciante necesidad que toda empresa tiene por reducir su factura telefónica.
Por otra parte

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