Servidores de fax

La revolución protagonizada por Internet y sus nuevas formas de comunicación, correo electrónico principalmente, basadas en las diversas y distintas tecnologías sobre las que se asienta la Red de redes no han impedido, sin embargo, que el tradicional y familiar fax mantenga un elevado estatus en cuanto a sistemas de comunicación se refiere, siendo, a pesar de sus intrínsecas limitaciones, una herramienta de comunicación clave para la gran mayoría de las empresas y negocios, así como un salvavidas de muchos usuarios. Además, para seguir al “pie del cañón”, las nuevas soluciones de fax mejoran su funcionalidad al aprovechar el mayor potencial, flexibilidad y ahorro económico de las nuevas vías de comunicación.

En los últimos años, a pesar del crecimiento e implantación de nuevas tecnologías y formas de comunicación, las transmisiones de fax han seguido acelerando su ritmo de crecimiento vertiginosamente. Frente a la elevada funcionalidad y bajo coste del correo electrónico, el fax resulta un instrumento mucho más “mundano” y asequible en determinados entornos. El resultado de la eclosión en las telecomunicaciones ha supuesto el desproporcionado crecimiento de los costes de este tipo de servicios, donde las comunicaciones mediante fax juegan un papel secundario, pero acarrean gastos muy significativos. Según algunas estimaciones, los gastos asociados a los servicios de fax de un gran porcentaje de corporaciones representan alrededor del 40 por ciento del total de su gasto telefónico.
Para agravar aún más este panorama, la actual dinámica en la que se envuelve el mundo de la informática complica todavía más la confusa situación de las comunicaciones. Por un lado, la mayoría de los ordenadores personales incorporan un adaptador fax/módem en su equipamiento estándar, lo cual complica, en determinados ámbitos de trabajo en grupo, el poder llevar a cabo un exhaustivo control de su uso. Por otra parte, las nuevas opciones de software para redes informáticas corporativas permiten enviar un fax tan fácilmente como imprimir un documento, situación que conlleva en muchas ocasiones una saturación de las líneas telefónicas y un excesivo libertinaje en su uso.
Sin embargo, existen soluciones que pueden representar una buena ayuda en estos menesteres. Así, por ejemplo, aquellas empresas que cuentan con una red de ordenadores pueden considerar la utilización un router fax, el cual emplea ancho de banda más que suficiente para repartir los datos de fax entre máquinas del Grupo III. También existen productos que ayudan a ahorrar costes a la hora de cursar tráfico de fax a través de redes privadas, conexiones Frame Relay, servicios X.25 e, incluso, por la propia Internet. En esta misma línea de actuación, existe una interesante alternativa por la que pueden optar todos aquellos usuarios y pequeñas empresas que no quieran complicarse su existencia con la adopción de una compleja solución de fax, y cuya solución no es otra que contratar los servicios de fax proporcionados por terceras empresas especializadas en esta materia.
Una de las principales ventajas de este tipo de servicios es que evitan las consabidas pérdidas de tiempo que conlleva la verificación de los envíos. Normalmente, cuando un usuario está enviando un fax ha de estar pendiente de la máquina para comprobar que llega correctamente a su destino o reenviarlo si surgen problemas; tareas que, cuando se contratan servicios de fax, recaen en la empresa intermediaria. Además, y como valor añadido, estas ofertas vienen acompañadas de servicios adicionales, como información de estado y gestión de fax, multidestino o control de envíos.
Pero el tema que hoy nos concierne no se centra en esta clase de soluciones, sino en realizar un pormenorizado análisis de las actuales soluciones de software de fax que pueden implantarse en aquellas empresas, tanto grandes como pequeñas, que hagan un intensivo uso de este medio de comunicación y, al mismo tiempo, pretendan reducir significativamente su factura de teléfono. Así, en un primer paso explicaremos ciertos detalles técnicos sobre los sistemas y comunicaciones de fax, así como los beneficios asociados con la adopción de esta clase de soluciones.
En un segundo apartado, trataremos algunas de las características y peculiaridades más actuales relacionadas con las aplicaciones de software de fax, las cuales permiten explotar las posibilidades del hardware de comunicaciones instalado. Naturalmente, en función de las mayores o menores prestaciones del hardware disponible, así como de los diferentes ámbitos de aplicación, estas soluciones ofrecen un amplio abanico de posibilidades según las distintas necesidades a cubrir.
Para terminar nuestro recorrido en la comparativa propuesta por Dealer World para este mes, se analizarán las soluciones de servidores de fax que actualmente se pueden encontrar en el mercado nacional y que, además, cuentan con una mayor presencia en el segmento de los entornos empresariales.

El fax, contra viento y marea
La importancia del fax radica, fundamentalmente, en que fue el primer sistema que se empleó para la transmisión de datos a través de las líneas telefónicas. Como ya todo el mundo conoce, una máquina de fax permite realizar la “fotocopia” de un documento impreso y enviar dicha imagen a la otra punta del país o planeta donde otro dispositivo de similares características realizará el proceso inverso de trasladar la información de la imagen al tangible soporte del papel impreso.
En la práctica, todo sistema de fax consiste, básicamente, en un dispositivo capaz de convertir en señales analógicas el contenido de cualquier documento impreso, de modo que las señales puedan ser transmitidas a través de línea telefónica, y viceversa. Esta labor implica la acertada y ordenada combinación de varias funciones en un mismo aparato, conocido coloquialmente como máquina de fax, o simplemente fax. Así, para conformar un dispositivo capaz de realizar esta singular tarea, las máquinas fax están dotadas de un sistema para la digitalización de imágenes, un elemento transmisor/receptor que permita el envío y recepción de los datos capturados y, por último, un mecanismo capaz imprimir la información una vez que sea correctamente recibida.
A nadie se le escapa la tremenda importancia que supuso la aparición de esta tecnología, así como la suma facilidad de funcionamiento, motivos por los que los aparatos de fax proliferaron masivamente en todo el mundo. Sin embargo, este sistema ofrece numerosos inconvenientes, especialmente su lentitud de funcionamiento y elevado coste económico en llamada, los cuales se han ido solventado, en la medida de lo posible, con la ayuda de nuevas tecnologías y la introducción de soluciones más potentes y flexibles.
En este sentido, la implantación del ordenador personal auxiliado por una serie de periféricos (módem/fax, impresora y escáner), en combinación con soluciones de software de fax, permite la realización de las misma tareas que cualquier máquina de fax. Más aún, los continuos avances en este campo mejoran muchas de las capacidades y posibilidades de estos populares dispositivos.

Máquinas de fax. Clase y grupo
En la actualidad, el fax sigue siendo una de las formas más perfeccionadas de enviar mensajes. Sin