| Artículos | 15 ENE 2001

Microsoft Project 2000

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Más potente y completo
Ramón A. Fernández.
El concepto asociado a la administración de proyectos engloba una multitud de aspectos relacionados con complejas y extensas tareas, cuya coordinación y control se ve dificultada por una ejecución distribuida. Pero en realidad, la administración de proyectos es básicamente una sencilla metodología para gestionar trabajos, recursos y costes de manera eficaz, convirtiendo lo que a primera vista parecía una misión imposible en una sucesión de tareas factibles y programadas. MS Proyect 2000, es el arma perfecta para alcanzar cualquier objetivo, por difícil que parezca.
La tarea de administrar proyectos no consiste en la simple concepción del proyecto en sí, sino que radica en una única cuestión aunque no sencilla, saber equilibrar los factores principales que intervienen en cada proyecto. Dicho de otro modo, implica el planeamiento, la organización y el seguimiento de las tareas del proyecto, así como la identificación y programación de los recursos para que realicen dichas tareas.
Una vez establecido el plan del proyecto, la verdadera administración consiste en el continuo y exhaustivo seguimiento del proyecto donde las aplicaciones de administración como la que aquí analizamos, Microsoft Proyect 2000, muestran sus mayores capacidades permitiendo comparar los resultados reales con las estimaciones originales, identificar los problemas que pudieran desviar el proyecto de la programación, analizando las necesidades de los recursos a lo largo del proyecto, e introduciendo modificaciones que permitan alcanzar antes los objetivos del proyecto.
Además de estas capacidades, las nuevas formas de trabajo en grupo obligan a que cualquier herramienta ofimática pueda ser compartida por el resto de usuarios o trabajadores de la empresa ya sea de gran tamaño o una de tantas PYMES. Obviamente, para llevar a cabo esta posibilidad nada mejor que una herramienta de colaboración basada en el uso de la Web para dar cobertura tanto a una pequeña red interna como a mayores ámbitos de trabajo a través de Internet. Es decir, mediante su uso es posible establecer la comunicación entre todas las personas involucradas en un proyecto, incluso entre aquellos que no disponen de la propia herramienta de administración de proyectos instalada en los equipos clientes. En pocas palabras, mediante esta más que interesante posibilidad, cada usuario puede consultar cualquier faceta de uno o varios proyectos, obtener informes, calendarios, y tareas, entre otras muchas más opciones. Sin duda alguna, la inclusión adicional de una herramienta de tales características añade una nueva dimensión al trabajo en equipo dentro de los proyectos de mayor complejidad y envergadura. Asimismo, a nadie se le escapa que, potencialmente, son muchas las empresas que pueden sacar un gran partido de su correcta y eficaz utilización. Microsoft, perfecto conocedor de esta situación, no ha dejado pasar la ocasión, incluyendo en la renovada versión Proyect 2000 las herramientas necesarias para la explotación al máximo nivel de su cada vez más popular programa de administración de proyectos.

Una reforma del máximo interés
Los más de 5 millones de licencias Microsoft Project, son razones suficientes para que la multinacional haya apostado por una nueva revisión de esta aplicación. Bajo la inconfundible interfaz visual de los productos de Microsoft, Project 2000 proporciona una gran cantidad nuevas características y mejoras adicionales que aumentan significativamente las ya de por sí interesantes posibilidades de este funcional producto, a la vez que mantiene la misma sencillez de uso que caracterizaba a su antecesor. Esta última cualidad hace posible que la aplicación Project 2000 pueda ser utilizada eficazmente por una gran variedad de tipos de usuarios, desde los usuarios particulares con fines concretos y sencillos, hasta los administradores de proyectos profesionales los cuales basan su trabajo en este tipo de herramientas, donde su mayor o menor productividad y eficacia dependen en buena medida de la potencia de la aplicación empleada en su labor diaria.
El desarrollo y evolución experimentada por la versión que nos ocupa se traduce en que ofrece casi 40 nuevas características de interés, además de haber mejorado muchas de las ya existentes. Aunque son muchas las novedades recogidas en esta versión, las más significativas son una mayor integración con Office 2000, con la facilidad de uso que ello implica aunque sigue siendo de momento una aplicación que debe adquirirse por separado al conocido paquete, y la potenciación de las herramientas para colaborar y compartir proyectos mediante la nueva Central de Proyectos de Microsoft (Microsoft Project Central, MSPC). Sin duda alguna, esta última cualidad representa un importante avance y diferencia con respecto a anteriores versiones.

Novedades para dar y tomar
Como ya habrán adivinado, el aspecto más reseñable de Project 2000 es su herramienta de administración descentralizada Microsoft Project Central. Pero aparte de ésta, y entre numerosas novedades incluidas en esta versión, es de destacar inicialmente la posibilidad de configurar prioridades según la importancia o finalidad de las diferentes tareas, con una gradación que permite designar niveles de urgencia desde 1 hasta 1.000. Incluso, si se está trabajando con varios proyectos a un mismo tiempo, cabe la posibilidad de aplicar prioridades a los respectivos proyectos en curso.
Otra carencia que ha sido subsanada en esta nueva versión es la posibilidad de asignar recursos materiales a las distintas tareas, de modo que, además de asociar su coste económico a cada tarea, se puede especificar el consumo de material para la asignación teniendo en cuenta, si así se desea, su disponibilidad según esté basado o no en períodos de tiempo.
Otra mejora que no puede pasar desapercibida es la posibilidad de definir el perfil de la disponibilidad de un recurso, algo de extrema utilidad para definir las utilidades disponibles en función del tiempo asignado a un conjunto de recursos.
Asimismo, otra cuestión prioritaria en la definición de un proyecto es la posibilidad de definir duraciones estimadas para las distintas tareas. Por ello, resulta más que interesante la capacidad de actuación sobre esta variable asignando a cada fase de un proyecto una duración aproximada que, posteriormente, y según transcurra la ejecución del proyecto, se deberá ir o no corrigiendo en función a la desviación sobre el plan inicial. Además, se ha automatizado el cálculo de la última fecha de finalización en todos los subproyectos, por lo que es posible consultar una ruta crítica a lo largo del proyecto principal.
Continuado con la relación de novedades, una de las funciones más demandas por los usuarios de anteriores versiones, con la que ya cuenta Project 2000, es la posibilidad de marcar fechas límite de obligado cumplimiento, para las tareas o para partes de un proyecto, dejando que el programa se encargue de alertar al administrador cuando las circunstancias y tareas programadas del proyecto no se vayan a cumplir en las fechas límite previstas.
Por otra parte, para mejorar obtención de datos, según los criterios que estime oportunos el administrador, éste tiene la capacidad de definir grupos que abarquen diferentes tareas y aspectos. Con este procedimiento de clasificación se establece un sencillo método para visualizar los datos de mayor interés y conseguir rea
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