| Artículos | 15 MAR 2006

Microsoft Office "12" Beta 1

Tags: Histórico
Camino hacia la suite ofimática más sencilla y potente jamás vista
Daniel Comino.
Uno de los productos más esperados de 2006 junto con el nuevo sistema operativo de Microsoft, Windows Vista, es la nueva suite de aplicaciones para ofimática de la compañía, cuyo nombre hasta el momento era Office “12”, si bien ya tiene denominación oficial: 2007 Microsoft Office.
En esta versión, aunque ciertamente es aún muy preliminar, Microsoft ya deja entrever los pilares básicos que reflejan el profundo estudio que han realizado con los clientes de la aplicación durante los últimos años: sencillez de uso, gran apuesta por el trabajo en grupo y soluciones para usuarios móviles.
Todo el paquete está basado en el estándar XML, lo que asegura la compatibilidad en el futuro, mayor capacidad de indexación y además ofrece grandes ventajas a los desarrolladores.
De hecho en esta Beta 1 ya se pueden apreciar significativas actualizaciones que afectan sobre todo al nivel estético y funcional del software (excepto en Publisher y Outlook), sufriendo un severo cambio de imagen tanto a nivel general (para todas las utilidades que componen el paquete), como a nivel individual, produciendo un interfaz mucho más sencillo y eficaz para el usuario.
No obstante, si analizamos estos cambios más profundamente, lo cierto es que no existe un gran número de funcionalidades realmente nuevas en esta versión, más bien se ha tratado de destacar las operaciones que antes se escondían tras complicados menús, poniéndolas mucho más accesibles de cara al usuario (tanto novel como experimentado). Por lo tanto, el usuario será el principal beneficiado de esta nueva versión, ya que permitirá obtener más rendimiento en su trabajo con un menor esfuerzo.
Dentro de este lavado de cara por parte de Office destaca sobre cualquier otra funcionalidad la nueva barra de herramientas, cuyo nombre en clave es Ribbon. Después de probar un tiempo este nuevo panel de opciones podemos asegurar que se trata de un innegable avance para el usuario, ya que es capaz de modificar su contenido dinámicamente en base al trabajo que realice el usuario en cada momento.
Así, por ejemplo si estamos trabajando con Access y seleccionamos la pestaña insertar, Ribbon automáticamente transformará su menú mostrando únicamente las opciones que tienen que ver con este comando.
De esta forma, las herramientas más utilizadas de Office (en las que se concentran el mayor número de opciones que necesita el usuario) son mucho más accesibles y sencillas de encontrar, lo que aumenta bastante la productividad con un menor esfuerzo.
Otra de las ventajas que se publican en esta nueva versión es la posibilidad de exportar documentos a PDF, uno de los formatos más utilizados hoy en día. Ésta es una histórica demanda por parte de los usuarios de la suite que han visto en los últimos tiempos como todos los paquetes de ofimática incorporaban esta posibilidad.
No obstante, aunque toda la suite de Office puede exportar cualquier trabajo a PDF, Microsoft ha querido impulsar un nuevo formato de fichero denominado XPS (XML Paper Specification, o especificación XML al papel). Este nuevo tipo de archivo, basado en datos XML (cuyo nombre en clave es METRO), está disponible únicamente en Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, Visio, OneNote e InfoPath y permite plasmar fielmente el contenido de un trabajo realizado en cualquiera de las aplicaciones compatibles.
Los ficheros XPS permiten crear, almacenar, compartir e imprimir la información creada desde Office en cualquier entorno, permitiendo así su distribución de un modo eficaz y sencillo.
En principio la información XPS se utilizará únicamente como sólo lectura .
Al igual que ocurre con PDF y Acrobat Reader, los archivos XPS necesitan una aplicación capaz de leer esta información (lectores de información XPS). Actualmente existe un controlador compatible con esta tecnología desarrollado por Microsoft a través de Windows Presentation Foundation (antes “Avalon”). Además se sabe que Windows Vista contará con uno de serie, pero como se trata de una tecnología abierta, es previsible que múltiples desarrolladores publiquen sus propios lectores de XPS.
Por otra parte, Microsoft Office introduce los gráficos IGX, unos elementos muy visuales que permiten definir flujos de procesos de un modo natural, intuitivo y eficaz. Los gráficos IGX pueden ser objetos especialmente interesantes en presentaciones realizadas con PowerPoint (aunque además son accesibles desde Word y Excel).
En cuanto a las aplicaciones individuales se refiere hemos encontrado los cambios más significativos en Access.
Además de la barra de herramientas mencionada, esta nueva versión de la base de datos trae consigo una interfaz completamente renovada, más intuitiva y organizada, que permite realizar operaciones hasta ahora complejas con un simple clic de ratón.
Así, en Access 12 es realmente sencillo importar datos externos desde prácticamente cualquier tipo de datos. (XML, fuente ODBC, mediante un recurso compartido a través de Sharepoint... además de los habituales, como CSV, dBase...). Igualmente nos encontramos con la posibilidad de compartir nuestra base de datos con los grupos integrados dentro de nuestra organización, así como enlazarla a nuestro servidor SharePoint para hacerla más accesible desde cualquier punto autorizado.
El tratamiento que Access da a las bases de datos está muy cercano a una hoja de Excel, pudiendo aplicar filtros dependiendo del campo que tengamos seleccionado. Si seleccionamos el campo fecha de una tabla, Access automáticamente permite, a través de Ribbon, ordenar por este campo, buscar los que tengan esa fecha, sean diferentes, mayores o menores a la misma... En definitiva, incorpora una nueva interfaz diseñada para ofrecer potencia al usuario con menor esfuerzo.
El cambio más significativo que incorpora Word es la nueva barra de herramientas, ya que le hace mucho más potente y sencilla de manejar para el usuario. Editar textos, párrafos, añadir imágenes y formatearlas, herramientas como buscar y remplazar... son más accesibles en Word 12 .
No obstante se espera otro cambio drástico en Word (junto con Excel) más adelante, cuando se integre con una plataforma Office System dentro de la empresa. Entonces será posible acceder a recursos de la red e integrarlos de forma directa, lo que aportará más potencia a la sencillez que actualmente ofrece.
Igualmente ocurre con Excel, la hoja de cálculo por excelencia de Microsoft. Esta nueva versión trae consigo un aumento en cuanto al manejo de datos se refiere, ya que puede albergar hasta un millón de filas y 16.000 columnas.
Una ventaja importante es que ahora contamos con todas las funciones que incorpora Excel perfectamente ordenadas por categorías (lógicas, de texto, temporales, matemáticas...). Otros elementos en Excel han mejorado sustancialmente, como la posibilidad de añadir condiciones a las celdas a través del apartado de formato rápido, accesible desde la barra de herramientas.
Atendiendo a PowerPoint, además de la inclusión de Ribbon en la interfaz de la aplicación, hemos de comentar la posibilidad de almacenar diapositivas en red e incluirlas en cualquier momento en nuestros trabajos. Esto le permite dar un gran salto cualitativo, ya que si modificamos esta dispositiva en la red tendremos los datos reflejados automáticamente en nuestra presentación.
Una de las aplicaciones que menos se ha contagiad

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