Impresione a su audiencia con el mínimo esfuerzo

Hace unos años resultaba muy fácil impresionar a la audiencia. Con unas cuantas transparencias en color todo el mundo se quedaba boquiabierto. Poco a poco se han ido aplicando nuevas técnicas y el diseño se ha introducido de lleno en la informática, de tal manera que hasta el usuario más novato es capaz de desarrollar una presentación llamativa en poco tiempo.

La audiencia ha madurado y se ha vuelto mucho más exigente y, hoy en día, el usuario que quiere impresionar tiene dos opciones: contratar a un artista o aprender a utilizar un programa de presentaciones de "nueva generación".

Más fáciles de utilizar, con muchas más funciones

Lo de la "nueva generación" es sólo una manera de hablar, ya que tampoco puede calificarse de "salto abismal" lo que separa a las versiones actuales de estos programas de diseño con respecto a sus versiones anteriores. La diferencia más importante es que ahora son programas de 32 bits más rápidos y más fáciles de utilizar, que no funcionarán con sistemas operativos antiguos, es decir, con Windows 3.xx.

Los nuevos programas de presentaciones para Windows 95 no son el doble de rápidos, son sólo algo más rápidos, pero son capaces de trabajar simultáneamente con otras aplicaciones de 32 bits. Esta característica es lo que realmente importa, ya que cuando generamos una presentación utilizamos datos de una hoja de cálculo, de un procesador de textos, de un programa de diseño o de otro de tratamiento de imágenes.

En esta comparativa incluimos los programas que más presencia tienen en el mercado nacional, y tratamos de exponer las ideas básicas que debería argumentar un usuario a la hora de decidirse a comprar un programa.

Los programas que incluimos en este artículo son aplicaciones de 32 bits que aprovechan las funciones multitarea del sistema operativo, son totalmente compatibles con OLE 2.0, permiten la nomenclatura extendida de ficheros (con nombres de hasta 256 caracteres) y, por último, ofrecen funciones para trabajar en grupo a partir de un mismo proyecto.

No hemos incluido programas como Corel Presents, Micrografx Charisma, o WordPerfect Presentations, por considerar que no se presentan como productos independientes o por incumplir alguna imposición del párrafo anterior. Por supuesto, las suites completas de Corel o Micrografx ofrecen un entorno de trabajo muy completo que permite llegar a realizar cualquier gráfico, con la única limitación de la propia creatividad personal, pero de lo que se trata es de que el usuario llegue a poder diseñar su propia presentación fácilmente, con el máximo de ayuda por parte del programa, sin que se necesite una creatividad y un dominio del diseño fuera de lo normal.

En un principio no teníamos la intención de comparar el programa ASAP WordPower de SPC, pero después de varias horas utilizándolo no pudimos resistir la tentación de hablar algo de él, por ser un programa innovador, que puede marcar la línea a seguir en la evolución del resto de los programas de presentaciones.

La ventaja de utilizar Windows 95

Gracias a que Windows 95 es capaz de aprovechar al máximo los recursos del sistema, podemos utilizar simultáneamente un programa de presentaciones, una hoja de cálculo y un procesador de textos, sin notar una ralentización en el tiempo de respuesta (como ocurría con Windows 3.1). Sólo es necesario dedicar 193KB de memoria real para administrar los recursos del sistema.

Hemos utilizado varias herramientas de diagnóstico para ver cuales son los recursos del sistema ocupados cuando usamos simultáneamente Excel, PowerPoint y Word para Windows 95. El resultado es de un 30 por ciento. Cuando utilizamos Windows 3.1 y cargamos sólo el programa PowerPoint 4, el resultado es de casi el 40 por ciento de los recursos del sistema ocupados.

Cuando diseñamos una presentación resulta fundamental el poder utilizar varios programas a la vez, ya que todas las presentaciones incluyen tablas, gráficos estadísticos e, incluso, largos párrafos correctamente formateados. Para poder diseñar y mantener una presentación necesitaremos utilizar varios programas.

En este sentido, el programa Freelance Graphics 96 ofrece una función que no nos ha gustado en absoluto, a pesar de que el fabricante la presenta como una ventaja. El programa Freelance pierde el enlace con el programa que genera la hoja de cálculo, el gráfico o la imagen, ya que el propio programa incluye un procesador de textos básico, un programa de edición de tablas y una serie de funciones para modificar un gráfico. Lo que no nos gusta es que una tabla importada de Excel se aparece como un conjunto de valores, sin conservar las fórmulas que se definen en sus celdas, y lo mismo ocurre con un texto o con un gráfico complejo. Si en el futuro queremos modificar algo, deberemos haber guardado la tabla original y entonces volver a importarla.

Hemos comprobado que, en determinadas circunstancias, cuando se están desarrollando tareas importantes en segundo plano, como la impresión de una presentación compleja, se comporta mejor el programa de Microsoft. Hemos llegado a medir puntualmente una diferencia de prestaciones de hasta un 2.000 por ciento con respecto al programa de Lotus.

En cuanto al diseño del entorno de trabajo, Lotus Freelance 96 es el mejor de los cuatro, ya que resulta compacto, cómodo y muy intuitivo; sin embargo, el entorno de trabajo de Harvard Graphics es un grupo de tres programas independientes sin una interfaz común, que resulta difícil de utilizar.

Las suites se imponen

Las suites que se utilizaban hace unos años (Open Access, Symphony, etc.) no tienen nada que ver con las nuevas suites. Ahora son un grupo de programas independientes que cuando se utilizan en grupo se complementan perfectamente. PowerPoint y Freelance 96 forman parte de dos suites (Microsoft Office y Lotus SmartSuite) que añaden a cada producto muchas ventajas. Con la adopción del estándar OLE 2.0 podemos arrastrar un objeto entre aplicaciones conservando todas sus propiedades.

En Microsoft Office no existen elementos singulares. Todos los controles son iguales y sirven para lo mismo, por lo que si arrastramos una hoja de cálculo y la dejamos en una diapositiva, podremos utilizarla como si estuviésemos trabajando directamente con Excel. Toda la inteligencia de la tabla se conserva e, incluso, se pueden mantener enlaces dinámicos para controlar las modificaciones en ambas partes. El entorno de trabajo de PowerPoint está absolutamente enfocado al trabajo en equipo con el resto de las aplicaciones de la suite Office. Utiliza barras de herramientas múltiples como elemento estandarizador.

El entorno de trabajo de Freelance 96 es completamente nuevo. Encontramos su sistema de barras de herramientas, con SmartIcons, completamente configurable. Su concepción de ventanas múltiples, accesibles mediante pestañas separadoras, permite pasar rápidamente de la ventana de diseño a la de esquemas, o a la ventana de clasificación de diapositivas.

Harvard Graphics dispone de un entorno muy atractivo, con barras de herramientas verticales y horizontales, barra de estado, área de edición y la ventana con el Advisor, que viene a ser un sistema de ayuda a la elaboración de la presentación.

Por último, el entorno de trabajo de ASAP WordPower, resulta completamente distinto a los otros tres programas comparados en este artículo. En un principio nos pareció incómodo, pero como en la publicidad del producto insistían en que es tremendamente fácil de aprender a utilizar, nos esforzamos algo más y comprendimos que no hay que intentar hacer lo que queramos, sino que tenemos que dejar que sea el programa el que decida el aspecto que debe tener la presentación. Con esta filosofía vemos que el entorno de trabajo es cómodo, sin demasiadas opciones y con menús sencillos.