Administración de conocimiento y colaboración (y II)

En estas páginas completamos el reportaje iniciado el pasado mes . En ellas, se ofrecen algunos ejemplos de aplicación de los sistemas de conocimiento, y algunas opciones, tanto en el entorno cliente como en el entorno servidor .

La figura 1 muestra un catálogo de búsqueda que indexa el sistema de archivos, una intranet y carpetas públicas . Esto crea un índice de todos los documentos de hoja de cálculo, procesador de textos, presentaciones y otros archivos de manera automática .

Sobre este catálogo será posible realizar una búsqueda y obtener toda la información asociada . También es posible definir un vocabulario de sitio para encontrar la información basada en relevancia .

Posteriormente, los usuarios pueden dar de alta esta búsqueda para que se efectúe de manera automática y empleando tecnología push se difunda de manera repetitiva .

Supongamos, por ejemplo, que usted trabaja en una organización de más de 200 empleados y requiere encontrar todo lo relacionado a la palabra “plata” . Usted puede realizar una búsqueda que lo notifique de todos los nuevos documentos y mensajes que se generen al respecto .

El sistema de conocimiento sabe quienes han efectuado búsquedas de plata, sabe qué información está disponible en un momento dado y, además, conoce quiénes se han inscrito a la recepción periódica de este tema . Es posible, entonces, enviar un mensaje al sistema, y no a una persona, para entrar en colaboración con los expertos en plata . Es una nueva manera de compartir conocimiento dentro de la organización .

Otro escenario útil es realizar búsquedas con palabras clave a sitios de su competencia en Internet y no a una intranet . De esta forma, usted recibiría, por ejemplo, cada viernes un informe sobre la información más relevante de su competencia, sin necesidad de tener que estar visitando constantemente esos sitios .

Una vez montada esta plataforma de conocimiento es posible describir ejemplos más sofisticados:

Diferencias con tecnología de Internet/Intranet

La estrategia en relación a la intranet y aplicaciones colaborativas no consiste en una conversión automática de tecnología propietaria a HTML . En realidad, se refiere al uso de las herramientas apropiadas para cada problema y usar la intranet como una plataforma de desarrollo integrado . Las aplicaciones usarán mensajería cuando esto tenga sentido, pero en muchas ocasiones los paradigmas cliente/servidor son mas apropiados .

No parece posible que el servidor de colaboración pueda operar de manera apropiada como servidor Web simultánemente y, por tanto, se ofrecen servicios de altas prestaciones que se pueden explotar desde el servidor Web Microsoft Internet Information Server ( IIS ) .

En esta gráfica se muestra el tipo de información con relación a la interfaz apropiada para su análisis . La información estructurada se refiere a aquella que reside naturalmente en bases de datos y la información no estructurada a documentos de Microsoft Office, imágenes, correo electrónico y el resto de piezas de información .

Desarrollo de aplicaciones colaborativas

Para resolver problemas de negocios, la plataforma de colaboración puede utilizarse de manera directa o ajustarse a solucionar problemas particulares .

En desarrollo, las opciones son:

- En el Cliente

- Formularios de Exchange/Outlook . La manera más sencilla de crear formularios que obligan a los usuarios a proporcionar información completa y más estructurada .

- Formularios de Office . Similar al anterior, pero basada en información similar a un documento u hoja de cálculo .

- Formularios a la medida . El Exchange Forms Designer es una versión especial de Visual Basic para crear formularios avanzados y colaborar .

- Interfaz de programaciÓn ( API ) . El modelo de objetos Collaborative Data Objects ( CDO ) permite acceder al almacenamiento colaborativo . El modelo de objetos de Outlook permite además insertar tareas, contactos y notas desde cualquier lenguaje de programación .

- En el Servidor

- Scripts . Es posible automatizar las carpetas a través de eventos en pequeños programas similares a los escritos en Microsoft Visual Basic .

- Eventos Avanzados . Los mismos eventos de las carpetas pueden accionar módulos creados en cualquier otro lenguaje incluyendo Visual Basic, C++, Java y otros .

- CDO . Existe una versión de los objetos colaborativos para el servidor . El CDO incluye componentes de acceso y componentes de conversión a HTML, para facilitar la presentación del contenido .

- Objetos de Ruteo . Un conjunto de componentes que se basan en la estructura de eventos y scripting para simplificar el desarrollo de aplicaciones de ruteo . Incluye maquinaria y mapa de rutas .

- Intranet . En el Exchange Development Kit es posible encontrar ejemplos de páginas activas ( ASP ) reutilizables para aprovechar la colaboración a través de tecnología HTML .

Reduciendo el tiempo de desarrollo

Adicionalmente, es posible utilizar productos de terceros que extienden la funcionalidad de Microsoft Outlook y Microsoft Exchange a control más avanzado con mayor esfuerzo . De estas herramientas destacan Eastman Software Workfolder ( WFX ) , Compaq Communiqué y Netflow, Keyfile Keyflow y otros .

Conclusiones

El correo electrónico es la expresión más simple de un conjunto de tecnologías emergentes que incrementan dramáticamente la manera de trabajar en grupos de trabajo y entre empresas, un conjunto de tecnologías que incluyen reuniones en tiempo real, seguimiento y enrutamiento, discusión, descubrimiento de conocimiento, flujos de trabajo, tareas, y administración de contactos .

No obstante, no son tecnologías aisladas, sino que se integran a los sistemas existentes y los extienden como un “sistema nervioso digital”, capaz de interactuar de maneras muy ricas entre sí . Las intranet son bloques para construir estos sistemas integrados .

El objetivo de Microsoft en su plataforma de colaboración y conocimiento es integrar todas estas ventajas en una sola arquitectura, que reduzca los costes de operación y uso de dicha funcionalidad .

Ejemplo Objetivo Fuentes de Información

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Inteligencia Competitiva Mantener al grupo de trabajo informado de las actividades Web crawl, alimentadores de noticias, la competencia e información de mercado análisis competitivo de expertos

internos, informes de consultoría

Información de Ventas Mantener a la fuerza de ventas en los últimos productos Especificaciones, alimentación de noticias por áreas relevantes, boletines de mercadotecnia y colaterales

Mejores Prácticas Maximizar la reutilización de herramientas y experiencia Informes enviados por expertos