El 30 por ciento de los empleados no podría trabajar sin impresoras o escáneres

Canon ha presentado los resultados de una encuesta sobre tendencias tecnológicas en la oficina, Office Insights 2013, de la que se desprende que la gestión del documento es importante tanto para los empleados como para la empresa. Así, el 96 por ciento de los encuestados consideran importante poder imprimir o copiar documentos, de los que el 46 por ciento lo consideran esencial.

Aunque los PC de sobremesa siguen siendo las herramientas de TI más importantes, las impresoras y multifuncionales son, como mínimo, tan importantes como los teléfonos fijos o móviles. No en vano, según la encuesta, uno de cada tres empleados asegura que no podría realizar su trabajo si no dispusiera de impresoras, escáneres o copiadoras. Además, el 83 por ciento imprime todos los días, y el 88 por ciento considera que los multifuncionales son más productivos.

El informe Office Insights 2013 señala asimismo que los usuarios finales y los responsables de la toma de decisiones esperan lo mismo de la tecnología, que es mayor productividad y rapidez, y la tranquilidad de manejar flujos de trabajo seguros y fiables. Sin embargo, en demasiadas ocasiones los empleados no son tenidos en cuenta en el proceso de selección de tecnología, y mientras estos desean dispositivos que le permitan realizar impresión móvil y escaneado en la nube, los responsables de la toma de decisiones suelen centrarse en el precio. En este sentido, en torno al 40 por ciento de los empleados considera valioso imprimir desde su dispositivo móvil, y al 51 por ciento le gustaría enviar documentos escaneados a aplicaciones en la nube. Además, sólo el 24 por ciento de los empleados considera que conoce todas las funcionalidades que ofrece la tecnología de su oficina, y el 51 por ciento estaría interesado en recibir formación para aprovechar más sus dispositivos de impresión.

La seguridad es otro tema espinoso, ya que menos de un 5 por ciento de los responsables de la toma de decisiones la tiene en cuenta como factor clave a la hora de elegir un hardware de impresión, copia, o escaneado. Prueba de ello es que, a pesar de que dos tercios de las organizaciones trabajan con documentos sensibles o confidenciales, un 79 por ciento utiliza impresoras accesibles a terceros no autorizados.  

A la vista de estos resultados, Canon recomienda a las organizaciones revisar en profundidad las prácticas de trabajo y necesidades de los empleados, implicarlos en el proceso de toma de decisiones sobre la compra de nuevos equipos y formarlos en las herramientas tecnológicas y de gestión documental. Además, ante tendencias como el teletrabajo o el fenómeno BYOD, las empresas deberían ajustar las soluciones documentales a las futuras necesidades del negocio, y reevaluar permanentemente los protocolos de seguridad documental.